O que é Scrum: um antídoto para projetos difíceis de tirar do papel

O que é Scrum e como aplicá-lo na gestão de projetos

Se você não sabe o que é Scrum ou sabe mas nunca o aplicou, então é provável que em algum momento você já sofreu do Efeito do Monte Everest.

Como assim Efeito do Monte Everest?

É o seguinte. O Monte Everest é a maior montanha do mundo. São mais de 8 mil metros de altitude, ou seja, mais de 8 km da base até o topo. 

Não sei se 8 km para você é muito ou pouco. Talvez se você estivesse andando em linha reta no meio da cidade, não fosse um problema caminhar mais de 8 km. 

Mas imagina escalar uma montanha cheia de gelo, com a força das suas mãos e dos seus braços, onde a cada passo o ar fica mais difícil de respirar e não tem como você simplesmente parar em uma lanchonete no meio do caminho para recarregar as energias.

Você não sabe se vai conseguir, se vai desistir no meio do caminho, quiçá nem imagina como dar o primeiro passo. 

Eu conheço alguns escaladores profissionais e nem eles acham que o Monte Everest é para todo mundo. 

Mas por que estou te falando isso?

O fato é que, na sua vida e no seu negócio, o Efeito do Monte Everest acontece quando uma demanda que parece impossível surge na sua frente. 

Você simplesmente não sabe por onde começar e, vamos ser sinceros aqui, parece tão difícil e tão demorado que você nem quer começar. Você só quer deixar aquela demanda para lá.

Mas na maioria das vezes você não pode apenas fechar o olho. As tarefas precisam ser cumpridas, os projetos devem sair do papel se você quer que o seu negócio cresça.

Por isso, você precisa de um antídoto para o Efeito do Monte Everest. 

E o Scrum é esse antídoto quando o assunto é transformar projetos complexos em soluções simples de alcançar.

Como isso é possível eu vou te mostrar nas próximas linhas.

Então, se você se interessa em tirar do papel aqueles projetos que parecem causa perdida, sugiro fortemente que continue aqui comigo até o final. Eu vou te mostrar:

  • O que é o Scrum

  • Quando usá-lo

  • A base do Scrum

  • Ferramentas úteis para usar

  • E como adaptar o Scrum para a realidade da sua empresa

Vamos lá!

O que é Scrum?

O que é Scrum?

Scrum é um framework (ou estrutura de trabalho) feito para transformar problemas e projetos complexos em soluções simples e mais rápidas de alcançar.

Curiosamente, o nome vem de uma jogada de rugby na qual 8 jogadores de cada time se unem para disputar a posse de bola (você pode ver aqui como a manobra funciona). 

A ideia emprestada do esporte é a do time unido em busca do mesmo objetivo, assim como acontece no framework. 

O Scrum é famoso no meio da computação (a galera da TI) porque funciona muito bem para o desenvolvimento de programas e demandas da área. Mas, como eu vou te mostrar já já, também pode ser aplicado em outros contextos profissionais

Porque o Scrum é uma forma de organizar os projetos em início, meio e fim e está apoiado em três pilares fundamentais que se completam:

  • Transparência: Todos os envolvidos pelo projeto sabem o que está acontecendo. As metas, objetivos e prazos são claros para todo mundo. 

  • Inspeção: Todas as etapas, processos e resultados são monitorados de perto para que a equipe responsável saiba se as demandas são cumpridas de acordo com o planejado. Aí, dá para perceber o que funciona e não funciona para melhorar quando for preciso. 

  • Adaptação: O foco é na melhoria contínua. Por isso, se houver algum obstáculo no caminho que não apareceu no planejamento, está tudo bem porque mudanças são bem-vindas no Scrum, quando necessárias.

Mas, importante: o Scrum não te ajuda na execução das demandas porque não é uma técnica para te ensinar a fazer projetos, mas sim organizá-los e gerenciá-los.

Ou seja, o Scrum não ensina programadores a programar, escritores a escrever ou cozinheiros a cozinhar. Isso significa que a equipe deve ser altamente qualificada para executar o projeto. 

Como vou te mostrar mais para frente, é o time responsável pelo projeto que define o fluxo de trabalho e como vai lidar com as demandas (inclusive, existem ferramentas que ajudam no processo e sobre elas eu falo depois). 

Mas, quando usá-lo?

Quando usar o Scrum?

Quando usar o Scrum?

Não existe uma regra fixa para isso, mas o fato é que quanto mais complexo é um projeto, quanto mais desconhecido for o caminho para finalizá-lo, mais o Scrum é útil. 

E quanto mais simples e previsível é o projeto, menos necessário é usar o Scrum. 

Porque o Scrum consiste em você quebrar o projeto em pequenas etapas mais simples e fáceis para concluí-lo, do contrário o objetivo final parece praticamente impossível de alcançar porque ele é ultra complexo. 

Nesse caso, o framework é bem útil. 

Agora, se você tem um projeto que é tão previsível e o objetivo final é tão palpável de alcançar quanto é o caminho que você percorre ao sair da sua mesa e ir até o banheiro, por exemplo, aí não faz muito sentido quebrar o processo em várias etapas. 

Lembra do que eu te falei sobre o Efeito do Monte Everest, que é quando um projeto difícil e demorado para resolver aparece na sua frente? Pois é, por isso o Scrum é um antídoto para ele e não para projetos fáceis. 

Bom, agora que estamos conversados, quero falar contigo sobre a base que sustenta todo esse framework. 

A base do Scrum

A base do Scrum

Nas próximas linhas, você vai ver os principais elementos que compõem o Scrum: os papéis, os eventos ou cerimônias e os artefatos.

Esses elementos incluem desde quem são as pessoas envolvidas no projeto, até quais etapas devem ser cumpridas e, é claro, o projeto em si. 

Conforme eu for falando, vai ficar claro para você como cada elemento interage com o outro na prática.

Vamos começar pelas pessoas envolvidas no Scrum… 

Papéis

São três papéis bem definidos no Scrum: 

Product Owner (Dono do produto/projeto): Tudo começa com esse cara, porque ele é quem estabelece a meta e tem a visão do resultado que quer atingir com o projeto. 

Em uma comparação simples, é como se ele fosse o proprietário da casa que será construída. Ele sabe qual é a sua casa dos sonhos, mas não é quem vai botar a mão na massa para construí-la. 

Quanto mais ele interagir e colaborar com os outros membros da base Scrum, mais fácil e rápido tende a ser a execução do seu projeto. 

Mestre Scrum (Scrum master): Apesar do nome remeter a uma posição de superioridade, o Mestre Scrum não é o chefe da equipe, muito menos o coordenador, gerente, especialista. Ou seja, ele não "manda” em ninguém.

Seu papel é de coach ou facilitador dos processos. Sua função é garantir que as ações necessárias sejam feitas no prazo e na qualidade esperadas. 

Se você já viu nosso artigo sobre liderança, consegue sacar que o Mestre Scrum é o líder da equipe, não seu chefe. 

Ele ajuda o time a manter o foco nas metas e objetivos do projeto e é responsável por eliminar os obstáculos que possam atrapalhar, mas não tem autoridade para mandar ou desmandar. 

Time Scrum: É a equipe responsável pela execução do projeto. O ideal, no caso do Scrum, é que seja um time pequeno, entre 4 a 8 pessoas, para manter a agilidade na comunicação e na definição de ações.  

A grande sacada é que o time scrum é autogerenciável, ou seja, tem autonomia e responsabilidade para organizar as próprias demandas, entregá-las no prazo e com alto nível de qualidade. 

Cada membro da equipe é responsável pelo próprio trabalho e essa galera tende a ser altamente produtiva e a encontrar soluções criativas para os problemas. Inclusive, essas são as maiores vantagens do time scrum.

E também é o seu maior desafio, principalmente quando a cultura da empresa defende a hierarquia, isto é, quando existe um chefe encarregado pela equipe. 

Porque o poder de decisões fica nas mãos de uma só pessoa e isso pode diminuir a criatividade e produtividade do time já que desacelera e cria gargalos nos processos. 

Eventos ou cerimônias

Eventos ou cerimônias

Como o Scrum é uma estrutura de trabalho com começo, meio e fim, existem eventos que marcam cada fase do projeto. São eles… 

Planejamento do Sprint: Sprint é um ciclo no qual cada pedacinho do projeto vai ser executado e entregue. Cada sprint dura de 1 a 4 semanas e deve ter um objetivo claro a ser cumprido até o final do ciclo. 

Os sprints não acontecem aleatoriamente, mas sim por ordem de prioridade das demandas (daqui a pouco vou explicar melhor essa parte). 

Antes de um novo sprint começar é feita uma reunião para planejá-lo. O tempo de duração dessa reunião depende do tamanho do sprint. 

  • Para sprints de 1 semana, o planejamento é de 1 hora.

  • Para sprints de 2 semanas, o planejamento é de 2 horas.

  • Para sprints de 3 semanas, o planejamento é de 3 horas.

  • Para sprints de 4 semanas, o planejamento é de 4 horas. 

No Scrum a agilidade dos processos é fundamental, por isso existe um tempo recomendado para as reuniões. Mas, na prática, isso depende do tamanho da equipe e da complexidade do projeto.

Durante a primeira reunião de planejamento, os responsáveis pelo projeto definem quantos sprints serão feitos e quantos pedacinhos do projeto vão ser concluídos em cada ciclo. 

Por exemplo, um sprint de 2 semanas para concluir 4 pedacinhos do projeto. 

Para manter a organização e agilidade dos processos, é importante que todos os sprints tenham o mesmo tempo de duração e quantidade de pedacinhos a serem executados e entregues. 

Execução do Sprint: Aqui acontece a mão na massa. É o período no qual a equipe responsável pelo projeto vai executar e entregar aquele pedacinho que foi determinado para esse sprint. 

Scrum diário: São reuniões que acontecem todos os dias, preferencialmente no mesmo local e horário, nas quais o time scrum e o Mestre Scrum se reúnem para responder a três perguntas:

  1. O que você fez ontem que ajudou o time a chegar mais perto da meta?

  2. O que você vai fazer hoje para ajudar o time a chegar mais perto da meta?

  3. Existe algum obstáculo ou impedimento que interfira na entrega da meta?

Se houver algum obstáculo, o Mestre Scrum se encarrega de encontrar soluções. Mas ele só faz isso depois da reunião diária, pois elas devem ser curtas (até 15 minutos).

Por isso, é recomendável fazer a reunião em pé, em um local onde não seja possível se apoiar em móveis ou sentar.

A grande sacada é que as pessoas tendem a cansar mais rápido em pé e, por isso, são mais objetivas nas respostas. 

O propósito dessas reuniões é manter o time alinhado e as informações transparentes para todos.

Revisão do Sprint (Sprint Review): Ao final de cada sprint, ou seja, cada ciclo de 1 a 4 semanas, o time se reúne com o Mestre Scrum e o Product Owner para apresentar os resultados obtidos naquele ciclo. 

Essa reunião acontece por causa daquela velha história: na teoria tudo é lindo, mas na prática… Ou seja, nem sempre tudo que foi estipulado para fazer pode ser cumprido no sprint. 

Caso algum item esteja pendente, deve ser concluído no sprint seguinte. 

Então, a revisão do sprint é um encontro para analisar a entrega, ver se está tudo caminhando dentro do esperado e reavaliar o projeto inicial. 

Aqui, é o momento de reavaliar as necessidades e definir se vai ter alguma mudança no projeto. Importante: para cada mudança, um sprint. As mudanças devem ser colocadas em ordem de prioridade!

Retrospectiva do Sprint (Sprint Retrospective): Enquanto que a revisão do sprint é voltada para a entrega de resultados, a retrospectiva tem como objetivo analisar a eficácia dos processos, ver o que funcionou e o que não funcionou para adaptar para os próximos sprints.

Caso alguma demanda do sprint não tenha sido entregue, aqui é a oportunidade para entender o que causou o atraso. Portanto, esse é mais um momento de autoanálise da equipe, com foco na melhoria contínua. 

Tanto a revisão quanto a retrospectiva do sprint acontecem ao final de cada ciclo e antes do próximo sprint começar. 

Artefatos

Os artefatos fazem parte do projeto em si e começam pelo… 

Product backlog: Tudo começa pela visão macro do produto ou projeto final, feita pelo Product Owner. 

Aí ele transforma essa visão em uma lista com todos os pedacinhos (funcionalidades, partes, itens, chame como quiser) necessárias para o projeto ser concluído.

Essa lista é o product backlog. Ela deve ser organizada por ordem de prioridade. 

Ou seja, os itens fundamentais ficam no topo da lista para serem feitos primeiro. Em seguida, vêm os itens importantes. E, por fim, os itens de desejo (que seria bom ter, mas que não interferem na completa execução do projeto). 

Por exemplo, imagine que o projeto inteiro é um carro e os pedacinhos são as rodas, os pneus, os bancos, o volante, o motor, a carcaça, a pintura, enfim. 

Qual será encaixado primeiro, qual segundo, qual terceiro e por aí vai está bem explicadinho no product backlog. Aí, sprint a sprint, cada pedacinho é encaixado até o carro estar pronto. 

O maior responsável por essa lista é o Product Owner. 

Mas, na hora de definir as prioridades e quais pedacinhos do projeto serão feitos em cada sprint, o resto da equipe entra para ajudar na decisão. 

Sprint backlog: Lembra que eu falei que em cada sprint um pedacinho do projeto é executado e entregue? 

Então, o sprint backlog é esse pedacinho (ou pedacinhos, já que dá para juntar mais de um em cada ciclo) que será feito a cada sprint. 

Conforme os sprints backlogs são concluídos, você pode sinalizar na lista do product backlog para ajudar a manter o controle das demandas. 

Entrega parcial: Como eu te disse, ao final de cada sprint a equipe entrega um pedacinho do projeto. Por isso se chama entrega parcial, porque corresponde a cada pedacinho e não ao projeto completo e finalizado. 

Claro que, ao final de todos os sprints, o ideal é que o projeto inteiro esteja concluído. Neste caso, a entrega será total. 

Pronto, você viu todos os elementos essenciais do Scrum. Agora eu quero te mostrar ferramentas que você pode usar junto a esse framework para tornar os processos ainda mais rápidos e fáceis. 

Ferramentas úteis para aliar ao Scrum

Eu separei duas ferramentas que podem te ajudar a manter os prazos de cada sprint e, assim, concluir o projeto no tempo determinado. 

A primeira delas é… 

Burndown chart

Basicamente, o burndown chart é um gráfico que relaciona as demandas com o tempo total de execução de cada sprint. Visualmente, fica mais ou menos assim:

Burndown chart linha imagináriaExiste uma linha imaginária que liga um extremo do gráfico ao outro. 

Se a sua linha de execução estiver acima da imaginária, significa que as demandas estão atrasadas. Se estiver abaixo, significa que as demandas estão adiantadas. 

Se estiver em cima da linha imaginária, as demandas estão de acordo com o planejado. 

Por exemplo, imagine que a equipe tem 14 pequenas tarefas para concluir em um sprint de duas semanas, ou seja, 14 dias.

Para se manter no cronograma, a equipe precisa cumprir uma tarefa por dia durante todo o período.

Se nos primeiros 4 dias, o time concluiu 8 tarefas, significa que está adiantado no cronograma.

Burndown chart adiantadoMas, se após 10 dias, só conseguiu executar 5 tarefas, então está atrasado.

Burndown chart atrasado

O legal do burndown chart é que ele te ajuda a manter os prazos certinhos, ou até adiantá-los. 

Kanban board

O quadro de Kanban é muito simples de fazer. Inclusive, é possível que você faça ou já tenha feito algo parecido. 

Você pode usar um papel e post-its, uma lousa ou uma planilha para criar o seu antes de cada sprint.  

Basta fazer quatro colunas que organizam as demandas nessa ordem:

  • A fazer

  • Em andamento

  • Em validação (ou revisão)

  • Concluído

Assim:

Kanban board

Aí você move as demandas de uma coluna para a outra de acordo com o status dela. 

Esse modelo de organização é um dos nossos favoritos aqui no KP e, por experiência própria, funciona muito para manter o controle do que é feito. 

Como adaptar o Scrum

Como adaptar o Scrum

Como você viu ao longo do artigo, o Scrum é uma estrutura de trabalho com vários elementos e que funciona melhor para projetos complexos (por isso é tão usado no mundo dos desenvolvedores).

Ou seja, é um ótimo antídoto para a síndrome do Monte Everest que te contei lá no início.

Mas, e se seu negócio não envolver nenhum projeto ultra complexo e imprevisível, dá para usar o Scrum?

Dá demais! Você pode usar apenas o fragmento do processo que mais faz sentido para a sua empresa.  

Por exemplo, passei por uma situação assim quando eu escrevia para uma startup. Escrever, em geral, não é imprevisível e nem tão complexo quanto é desenvolver um software.

Então, não fazia sentido usar todos os elementos do Scrum. Por isso, nós usamos apenas o que fazia sentido naquele contexto: o mestre scrum e as reuniões diárias.

Todas as manhãs, eu me reunia com o restante da equipe e a gente respondia àquelas três perguntas que te falei há pouco (o que fiz ontem, o que farei hoje e se há algum impedimento). 

No seu negócio, no seu contexto, você pode fazer a mesma coisa e aproveitar os benefícios que aquele pedacinho do Scrum proporciona. 

Os projetos da sua empresa perdem o sentido se você não tiver clientes

Os projetos da sua empresa perdem o sentido se você não tiver clientes

Neste artigo, eu te mostrei um antídoto para tirar projetos que parecem impossíveis do papel. 

Mas o fato é o seguinte. Em uma empresa, só faz sentido existirem projetos se você tiver clientes ou buscar mais clientes.

Caso contrário, não tem para quem vender as soluções dos seus projetos. 

Agora, para conquistar clientes na internet você precisa criar um relacionamento duradouro com o seu público

O primeiro passo é transformar os visitantes do seu site em leads (clientes em potencial) ao pedir o contato deles (geralmente o email) para, a partir daí, trabalhar no relacionamento e transformar suas leads em clientes fiéis.  

Na hora de pedir o contato, você precisa direcionar os seus visitantes para uma página cujo único objetivo é a conversão: uma landing page otimizada e personalizada

Nesses momentos, o Klickpages é o seu melhor aliado. Porque em apenas 3 passos você cria landing pages poderosas. Olha como é fácil:

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Conclusão

Scrum Conclusão

Nas últimas linhas, você viu que o Scrum é um antídoto para você se livrar de vez do Efeito do Monte Everest nas demandas difíceis da sua empresa.

Já que o Scrum é uma estrutura de trabalho cujo objetivo é tornar projetos complexos em soluções rápidas e fáceis de aplicar. Você divide o projeto em pequenos pedacinhos que são possíveis de executar em determinado período de tempo. 

Agora você sabe quem são as pessoas envolvidas no Scrum: o dono do projeto, o Mestre Scrum e o Time Scrum, que vai colocar a mão na massa. 

Além disso, viu que em cada dia de um ciclo do Scrum é feita uma reunião para responder a três perguntas fundamentais: o que foi feito ontem, o que será feito hoje e o que impede que o objetivo de entrega seja atingido. 

E eu ainda te mostrei duas ferramentas úteis para aliar ao Scrum: o Burndown chart e o Kanban board.

Por fim, ainda conversamos sobre como adaptar a estrutura do Scrum para a realidade do seu negócio.

Agora é com você! Não deixa de me contar aqui nos comentários se você já conhecia ou já aplicava esse framework no seu negócio. Abraço!

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Sobre o Autor

Nathalia Melo

Na identidade é Nathalia, mas pode me chamar de Nath. Faço parte do time de conteúdo do Klickpages e me amarro em escrever sobre marketing digital e empreendedorismo. Pratiquei circo por três anos, agora me aventuro no levantamento de peso olímpico e adoro assistir jogos de basquete (por isso o tanto de analogia com esporte nos meus artigos). No time de conteúdo, sou a "mãezinha" da galera. No fone de ouvido, sou uma senhorinha de 80 anos. Na vida, converso sobre assuntos aleatórios, desde composição de shampoo até o sentido da existência humana.

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