Método GTD: uma forma de se comprometer com as suas demandas

O método GTD é a solução ideal para o desejo de ter alguém para organizar as suas demandas e resolver todos os seus problemas.

Se você é como 99,99% das pessoas, provavelmente também sonha em poder não lidar com as suas demandas ou pelo menos com algumas delas.

Só que eu preciso ser honesta aqui e desculpa ser tão direta assim: mas essa responsabilidade é só sua. 

Apenas você pode lidar com as suas tarefas, prazos, pendências… E procrastinar não vai te levar a lugar algum.

Pra você entender melhor essa ideia, eu vou te contar uma parada que aconteceu comigo. 

Há uns dois meses eu comecei a fazer levantamento de peso olímpico (LPO) por influência da Nath, que também escreve aqui no blog do KP.

(Inclusive, talvez você já tenha percebido que ela gosta muito de esportes)

Eu já tinha visto alguns vídeos e competições de LPO, mas nunca me imaginei fazendo isso.

Mas a real é que eu estou lá fazendo movimentos como clean, jerk, deadlift e snatch. Nomes que eu nem conhecia antes, até porque, provavelmente, só quem pratica ou acompanha o esporte sabe o que significam.

Todo treino é um desafio para mim, porque para fazer cada movimento perfeitamente é importante aplicar as técnicas corretas.

Não adianta só chegar na vontade, é preciso ter disciplina e frequência para conseguir fazer tudo direitinho e, assim, aumentar as cargas.

Não vou mentir. Todo dia dá vontade de desistir. Porque não é fácil. 

Às vezes, preciso repetir o mesmo movimento dez vezes para sair perfeito… E dependendo do dia, nem sai.

Só que a sensação de conseguir fazer aquele jerk certinho ou de levantar 107 libras no deadlift é incrível.

E o mais legal é que tudo isso só depende de mim. Se eu não treinar e aplicar as técnicas, nenhum movimento sai perfeito. 

Sem contar que as minhas cargas também não vão aumentar se eu não me esforçar.

O fato é que ninguém pode fazer isso no meu lugar. Essa responsabilidade é minha.

Meu crescimento ali no levantamento de peso olímpico depende exclusivamente de mim.

E isso vale para as suas demandas também. 

Eu queria ter um jeito mais carinhoso de te dizer isso. Mas a verdade é que para controlar a sua vida, você precisa tomar as rédeas das suas tarefas, prazos e objetivos.

E isso só depende de você. Essa parada é sua.

Sem organização você não consegue focar no que realmente é importante para o seu negócio. 

E não adianta só querer, você tem que fazer! E não é uma vez ou outra. É todo dia. 

Se eu não treinar, eu não consigo levantar mais peso. Se você não se organizar, as suas demandas vão virar uma bola de neve.

Mas calma! Porque existe uma solução.

Segue aqui comigo que eu vou te mostrar como o método GTD pode te ajudar a ser mais organizado e produtivo.

E eu ainda trouxe uma lista com dez aplicativos para potencializar esse método.

Mas antes deixa eu explicar…

O que é o método GTD?

GTD é um sigla para "Getting Things Done", uma metodologia de gerenciamento criada por David Allen, um norte-americano que trabalha na área de produtividade organizacional e pessoal há mais de 30 anos. 

Ele escreveu o livro que deu base a esse método: o “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.

O GTD conta com 5 passos. O objetivo dele é fazer a pessoa gerenciar as tarefas com mais organização e eficiência.

Isso porque permite maior desempenho, capacidade e criatividade para resolver tarefas. 

Como consequência, alivia a sensação de sobrecarga, minimiza a procrastinação e gera mais foco, clareza e confiança

E são esses passos que eu mostro agora pra você.

Os 5 passos do método GTD

Para aplicar o método GTD é preciso seguir todas as 5 etapas. 

Não adianta fazer apenas uma ou duas… É importante aplicar o método certinho para que ele faça efeito.

Eu trouxe aqui essas etapas e você vai perceber que ele só faz sentido se for seguido à risca. 

Vamos lá!

1. Coletar 

Nessa primeira etapa, você deve tirar da cabeça todas as suas obrigações, pendências, ideias, prazos, orçamentos

Tudo que deixa sua mente sobrecarregada.

Anote tudo em um caderno, no computador ou no bloco de notas do celular. O objetivo é aliviar a cabeça.

Essa primeira lista é chamada por David Allen de Caixa Entrada. 

2. Esclarecer 

Agora, você vai pegar essa lista feita no tópico anterior, analisar todos os itens e decidir o que fazer com eles.

Para cada coisa, você poderá “tomar uma ação” ou “não fazer nada”.

Para os itens com a opção "não fazer nada", você vai:

  • Descartar o que você sabe que não vai fazer e só coletou no calor do momento;

  • Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” os projetos que você pretende realizar, mas não tem prazo definido;

  • Colocar em uma outras lista de “referências” tudo aquilo que você quer guardar para olhar no futuro. Pode ser assistir algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…

Para os itens que “demandam ação”:

  • Se alguma tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída, não espere. Faça já e elimine-a de uma vez da lista.

Agora, se para realizar a tarefa são necessários mais do que 2 minutos, você tem três opções:

  • Delegar a tarefa para a pessoa responsável;

  • Agendar a realização: marque o dia e horário específicos para fazer essa tarefa;

  • Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.

Projetos são coisas que você não consegue fazer de uma vez só. Logo, é melhor dividi-lo em etapas para não ficar estressado e frustrado por não conseguir finalizar tudo de uma só vez.

3. Organizar

Aqui nessa etapa você vai organizar as tarefas e projetos de acordo com a área de cada uma delas.

Dá para dividir, por exemplo, em: trabalho, pessoal, viagem, mercado, contas, escola.

Com isso, tudo que for relacionado à sua profissão, coloque na lista Trabalho. O que for da vida pessoal, em Pessoal e assim por diante.

Dessa forma, suas atividades ficam mais organizadas e fáceis de serem encontradas. 

4. Revisar

Não adianta nada fazer listas, separar as atividades em categorias, marcar data para realizar as coisas… Se você simplesmente esquece o que deve ser feito.

Por isso, revisar suas tarefas, compromissos e projetos é essencial para manter o método funcionando.

Tente fazer isso todos os dias ou, pelo menos, uma vez na semana. 

Aproveite para atualizar as listas com o que já foi concluído ou com novas demandas. 

Lembre-se de tirar tudo da cabeça e colocar no papel.

5. Engajar 

Hora de colocar a mão na massa e fazer o que tem que ser feito! 

Depois de cumprir as etapas anteriores, suas tarefas já estarão organizadas por prioridade e colocadas em categorias. 

Nessa etapa, você precisa executar as tarefas até que elas sejam realmente concluídas. 

A ideia do método GTD não é trabalhar em um item, mas finalizar um item. 

Por isso, conclua uma atividade antes de passar para a próxima. 

Para facilitar o seu trabalho, trouxe uma listinha de aplicativos para você levar suas demandas para onde for.

10 aplicativos para potencializar o método GTD

O grande lance do método GTD é fazer a pessoa tirar todas as demandas da cabeça e colocá-las no papel. É uma forma de limpar a mente e visualizar melhor o que deve ser feito. 

Mas com o avanço da tecnologia, você não precisa, necessariamente, usar o papel para anotar suas tarefas.

Eu sei que, às vezes, bate aquela vontade de pegar uma cartolina e colocar tudo ali… Só que não dá para andar com uma cartolina por aí ou com várias folhas e cadernos.

Por isso, os aplicativos podem ajudar muito nesse processo de organização pessoal e profissional.

Você pode acessar tudo sempre que quiser – pelo celular ou pelo computador.

Por isso, separei aqui 10 aplicativos que você pode usar para aplicar o método getting things done.

1 – Google Keep

Esse aplicativo permite que o usuário crie notas e listas de tarefas com áudio, imagem e até mesmo os “post-its” virtuais.

Ele está disponível para o navegador Chrome e para os sistemas operacionais iOS e Android.  

O aplicativo é totalmente customizável e possibilita que as notas, figuras e fotos sejam personalizadas com até oito cores diferentes.

Além disso, é possível transcrever o áudio em texto, incorporando o áudio original à nota. Assim, você tem o arquivo em áudio e texto.

Para usar esse app, você precisa ter uma conta Google e acesso ao Drive.

2 – Workflowy

Essa ferramenta permite criar listas por categorias e separações que fazem com que tudo seja organizado em áreas de responsabilidade, que auxiliam na hora de definir as prioridades e executar tarefas.

Você pode usar o workflowy pelo site ou baixar o aplicativo.

3 – Pocket 

O Pocket é um aplicativo multiplataforma, ou seja, funciona em celulares, tablets e computadores. 

Todo seu conteúdo salvo é sincronizado automaticamente entre todos dispositivos, e ainda é possível utilizar e ler os arquivos mesmo offline – sem conexão com a internet.

Com ele, dá para salvar sites, artigos, imagens, vídeos… Enfim, tudo de interessante que você viu navegando pela internet.

Ou seja, o pocket facilita o armazenamento de conteúdos

4 – Evernote

Esse aplicativo permite o armazenamento de diferentes conteúdos, como fotos, desenhos, áudios e vídeos. 

Com ele é possível organizar as ideias em cadernos utilizando o mesmo conceito de mapa mental.

O Evernote oferece ainda planos de organização, notas, etiquetas, digitalização de documentos.

O aplicativo está disponível para baixar de forma gratuita para Android e iPhone, e tem uma versão premium com alguns recursos adicionais.

5 – MindMeister 

Com ele você pode criar vários mapas mentais para desenvolver melhor o seu trabalho.

Além disso, o MindMeister permite que você compartilhe os seus mapas mentais com quantos amigos ou colegas quiser trabalhar naquele momento, em tempo real.  

Entre as funções do aplicativo está a possibilidade de adicionar links, comentários, tarefas, ícones, relacionar os itens do mapa, inserir itens multimídia e anotações.

As informações que estão no app podem ser atualizadas também via SMS e por email, e todas as alterações feitas são salvas automaticamente. 

Ele está disponível para iPhone, Ipad e Android, além da versão web.

6 – Trello 

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. 

Você pode usá-lo para organizar as suas tarefas do trabalho, os seus planos de viagens, os seus estudos, atividades diárias…

Por se moldar conforme os objetivos de cada usuário, o Trello pode ser usado por mais de uma pessoa.

Aqui na empresa, usamos ele para organizar nossas demandas do dia a dia.

Nossas tarefas ficam divididas em: 

  • A fazer;

  • Em andamento;

  • Em revisão;

  • Ajustes da revisão;

  • Concluído e 

  • Programado

7 – Remember the Milk 

Esse aplicativo prioriza a criação de listas de tarefas. Você pode colocar tudo aquilo que precisa fazer e programar para que ele te avise por e-mail ou por mensagem, com antecedência.

Ele está disponível para  todos os sistemas operacionais e oferece integração também com serviços de e-mail, evernote, sms e mensagens instantâneas para que você não esqueça nenhuma atividade.

8 – Wunderlist

Ele funciona muito bem para priorizar a ordem das atividades. Esse app conta com um formato de lista e oferece a possibilidade de compartilhar as tarefas com outras pessoas, tudo online.

A sua estrutura permite que cada usuário do aplicativo possa organizar a sua vida de forma simplificada tirando partido das suas funcionalidades.

O Wunderlist é um app que funciona para iOS, Android, Windows, Kindle e também via Web.

9 – Asana

O Asana oferece vários recursos para gestão de tarefas compartilhadas e funciona quase como um quadro de afazeres.

Você pode dividir as tarefas em projetos, atividades a serem realizadas e os participantes de cada área.

Disponível para Android e iOS o aplicativo oferece uma interface organizada em três partes: “hoje”, “o que está por vir” e os “sem data definida”.

Em todas essas partes são apresentadas uma lista de tarefas a serem cumpridas, com detalhes, texto e dados para serem utilizados em sua realização.

10 – Todoist

É uma plataforma para gerenciar atividades e que pode ser utilizada em todos os dispositivos (computador, celular, tablet). Sua interface é intuitiva e simples. 

Com ele você pode criar listas de atividades com data e horário para serem cumpridas.

É possível revisar as tarefas concluídas e até acompanhar um gráfico de progresso do seu planejamento..

O Todoist tem alguns modelos de listas e cronogramas já prontos, entre eles uma revisão semanal GTD

Ele conta com duas versões para baixar, uma paga e outra gratuita. As duas possuem funcionalidades muito úteis e podem ser baixadas no seu Android, iPhone ou Ipad.

Sem organização dificilmente você vai conquistar mais clientes

Se você é empreendedor e não organiza suas demandas, estratégias e prazos, dificilmente seus objetivos serão alcançados.

Você até pode conseguir, mas, com certeza, será uma caminho com mais obstáculos. 

Isso porque é melhor (e mais fácil) organizar o que deve ser feito do que passar um tempão apagando pequenos incêndios. 

Vou te dar um exemplo.

Aqui no blog do KP defendemos sempre que para criar uma relação forte e de confiança com a sua audiência é importante entregar para ela conteúdos valiosos.

Esse conteúdo pode ser e-book, um vídeo bem produzido, textos…

Mas para fazer tudo isso você precisa de tempo! Porque não vale a pena entregar algo mal feito e sem valor.

E como conseguir tempo para produzir material de qualidade? Com organização. 

Para aumentar sua produtividade, você pode usar o método GTD, que nas últimas linhas eu te expliquei como aplicar. 

Coloque no papel todas as suas ideias para vídeos, posts no Instagram ou Facebook, e-books, textos para blog, newsletter. Tira tudo da sua cabeça.

Depois, analise cada uma dessas ideias e julgue o que dá para fazer ou não. 

Seguindo o método, organize cada uma delas em categorias e coloque prazo para concluir todas.

Revise tudo o que você montou e coloque a mão na massa. Se comprometa com as suas demandas e prazos e comece a criar conteúdo para os seus clientes e potenciais clientes.

Tenho certeza que as pessoas que fazem parte da sua lista de contatos ficarão mais envolvidas com o seu produto ou serviço depois de receber conteúdos mais valiosos, que as ajudam de alguma forma.

E, se você ainda não tem uma lista de e-mails com cliente e potenciais clientes, o Klickpages pode te ajudar nisso.  

 Com ele, você cria a sua landing page personalizada em apenas três passos:

  • Escolha seu modelo: veja opções de alta conversão comprovada através de testes.

  • Customize a página: edite os textos, as cores e as imagens, além de ocultar elementos que pouco agregam.

  • Publique: por fim, é só publicar no seu próprio domínio, sem custos adicionais de hospedagem.

E você pode usar a landing page para oferecer um e-book, uma newsletter ou uma aula on-line, por exemplo, em troca do e-mail dos seus potenciais clientes.

Com o contato dessa pessoa, você nutrir e educar essa lead para criar uma relação de confiança e, assim, aumentar a chance de torná-las clientes.

Conclusão

Nesse artigo, eu te mostrei que você precisa se comprometer em organizar e cumprir as suas demandas. E só você pode fazer isso. A responsabilidade é sua.

Para te ajudar nessa missão, eu te expliquei o que é o método GTD (getting things done) e mostrei os  passos que você deve seguir para aplicar esse método na sua vida pessoal e profissional.

Você viu que são apenas 5 passos: 

  • coletar (tirar da cabeça todas as suas demandas e colocá-las no papel); 

  • esclarecer (analisar se tudo o que você coletou faz sentido); 

  • organizar (dividir as tarefas em áreas e colocar data para serem cumpridas);

  • revisar (sempre que possível, dê uma olhada na sua listinha);

  •  e engajar (colocar a mão na massa e cumprir cada tarefa).  

Por fim, eu trouxe 10 aplicativos para potencializar o método GTD e usar a tecnologia para organizar suas atividades, prazos e objetivos.

Você conhecia o método GTD? Já aplicou os 5 passos para organizar suas demandas? Me conta aqui nos comentários. 

 

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Sobre o Autor

Juliana Amorim

Jornalista de formação e redatora de coração. Apaixonada por livros, revistas e jornais, meu único caminho era escrever. Já trabalhei como repórter, editora e apresentadora (de rádio, gente, não de TV) e, agora, faço parte do time de conteúdo do Klickpages. Adoro aprender e escrever sobre o universo do Marketing Digital e do Empreendedorismo. Tenho dois gatos lindos, adoro projetos de “do it yourself” e sou daquelas que viram a noite maratonando séries. Não dispenso uma boa conversa e simplesmente consigo transformar qualquer acontecimento bobo do meu dia em uma grande história.

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