Matriz GUT: o que é, para que serve, conceito, como fazer e exemplo

Matriz GUT: o que é, para que serve, conceito, como fazer e exemplo

Se você tem o desafio de priorizar tarefas, é de uma Matriz GUT que você precisa.

Não sabe como funciona? A gente explica.

Para começo de conversa, compartilhamos da sua dor.

Fazer uma gestão eficiente e inteligente de qualquer empresa pode ser uma missão não tão fácil como parece.

Talvez até mesmo exija a atuação de profissionais especializados, o que gera gastos que não estão no orçamento de pequenos negócios.

Mas temos uma boa notícia para você.

Existe uma variedade de ferramentas à disposição para ajudar o trabalho dos administradores e elevar o nível de qualidade da gestão.

Dentre elas, a Matriz GUT se destaca.

Sabe por quê?

Porque é uma ferramenta de gestão que pode ser aplicada facilmente por qualquer empresa.

Também pela possibilidade de focar nos problemas mais sérios e que merecem maior atenção.

Isso sem falar em como contribui para elaborar um planejamento estratégico para solucioná-los.

Se você ainda não sabe muito sobre o assunto, mas quer tirar proveito da técnica para sua empresa, está no artigo certo.

Ao final da leitura, você estará por dentro sobre o que é Matriz GUT, para que ela serve, seus conceitos e vantagens.

Também vai aprender como montar uma Matriz GUT e, claro, terá um um exemplo de aplicação dessa metodologia na prática.

Boa leitura!

O que é a Matriz GUT?

O que é a Matriz GUT?

 

Matriz GUT é uma ferramenta de gestão utilizada para priorização de tarefas. Ao identificar a urgência, a gravidade e a tendência de comportamento de cada problema na empresa, ajuda o administrador a decidir quanto ao que fazer primeiro.

Assim como a Análise SWOT, a Matriz GUT possibilita fazer uma análise tanto do ambiente interno quanto do ambiente externo.

Dessa forma, identifica situações dentro e fora da organização.

É uma ferramenta utilizada pelas empresas para a gestão de projetos e a tomada de decisões estratégicas importantes.

Permite quantificar problemas da organização ou tarefas a serem executadas.

A cada item, estabelece uma pontuação que varia de acordo com o grau de prioridade de cada um.

É um método fácil de aplicar e de resultados eficazes.

O termo GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência e, na essência, esse é o verdadeiro objetivo dessa ferramenta.

Ou seja, com base na perspectiva da gravidade do problema, na urgência que ele precisa ser solucionado e na tendência do problema se agravar de lenta ou rapidamente, a organização consegue priorizar as ações que devem ser tomadas.

Como consequência, isso permite ao gestor escolher quais delas serão mais vantajosas para a empresa.

Para que serve?

Para que serve?

 

Ao entender o que é Matriz GUT, já fica fácil compreender como ela pode ser aplicada no seu dia a dia.

É fato que toda empresa, seja ela pequena, média ou grande, enfrenta problemas e desafios próprios.

Afinal de contas, o mercado é dinâmico e competitivo.

De tempos em tempos, o que estava dando certo pode não mais suprir os objetivos do negócio.

E aí, não tem jeito: é preciso agir sob pena de ficar para trás e ter seu desempenho e mesmo a continuidade comprometidos.

Por isso, uma gestão inteligente se mostra como um fator decisivo para o sucesso de qualquer organização.

E como boa notícia, ferramentas administrativas de fácil execução ajudam nesse sentido.

Dessa forma, como mencionado, a Matriz GUT serve para apoiar a tomada de decisões por parte dos gestores de uma organização.

Ela se coloca como uma excelente ferramenta para a gestão de qualidade.

Por suas características, está intimamente ligada à fase de “Planejar” do Ciclo PDCA.

Para quem não sabe, o Ciclo PDCA é uma metodologia popularizada na década de 50 e, desde então, bastante utilizada pelas empresas para melhorar sua gestão através de um controle inteligente dos processos e das atividades internas e externas da organização.

O termo faz referência ao nome em inglês das etapas que compõem esse ciclo: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Action (Agir).

Como o próprio termo sugere, propõe uma cadeia de estratégia ininterrupta: você planeja, executa, avalia, ajusta, volta a planejar e o ciclo recomeça.

Voltando à Matriz GUT, ela está integrada nessa primeira etapa do ciclo porque serve, justamente, para responder a algumas perguntas importantes de forma racional.

De quebra, contribui para ajudar a planejar soluções para os problemas da empresa.

Através da metodologia, é possível obter as respostas para o que deve ser feito primeiro.

Mas não apenas isso.

A Matriz GUT mostra por que e por onde se deve começar para contornar a situação, planejando ações que devem ser executadas em um certo período de tempo.

Pode-se dizer, sem medo de errar, que estamos falando de uma ferramenta indispensável para qualquer empresa, não importa qual seja o seu porte.

Conceitos da Matriz GUT

Conceitos da Matriz GUT

 

Agora, a Matriz GUT já não é mais estranha a você.

Mas saber do que se trata e para que serve não é suficiente.

Para tirar proveito dessa técnica, é preciso se aprofundar um pouco mais no conceito da metodologia e compreender o que cada um dos seus três elementos significa quando aplicados à sua realidade.

Gravidade, urgência, tendência…

Afinal, ao que esses termos se referem na prática?

Vamos explicar agora!

Tenha em mente que todo o processo se torna incrivelmente simples quando se conhece esse atributos utilizados para classificar seus problemas.

Quer ver só?

Gravidade

Todos sabemos que um pequeno problema pode evoluir para algo maior e, se não controlado, ser até mesmo uma das causas da falência da sua empresa.

Por isso, o primeiro termo leva em consideração o impacto que o seu negócio pode sofrer caso aquele problema não seja solucionado.

Basicamente, é o momento de analisar o seu real tamanho e potencial de gerar impactos negativos na empresa.

Pode ser devastador ou, talvez, sequer causar arranhões.

Para isso, você deve pontuar a gravidade do seu problema em uma escala de 1 a 5.

Siga este esquema:

  1. Sem gravidade: danos leves, podendo ser considerados até mesmo danos secundários

  2. Pouco grave: danos mínimos

  3. Grave: danos regulares

  4. Muito grave: o problema pode causar grandes danos para a empresa

  5. Extremamente grave: devem ser priorizados. Caso contrário, os danos têm potencial para se tornarem irreversíveis.

Urgência

Entendida a gravidade, vamos à urgência.

Como o próprio nome sugere, o segundo termo leva em consideração o quão urgente aquele problema/tarefa precisa ser priorizado para evitar maiores prejuízos.

Em escala temporal, você define qual a necessidade de agir para encontrar uma solução.

É algo que precisa ser resolvido para ontem ou que ainda pode esperar um momento mais oportuno para ser abordado?

Novamente, a pontuação da urgência pode ser feita de 1 a 5, levando em consideração a seguinte classificação:

  1. Pode esperar: não há pressa para resolver o problema

  2. Pouco urgente: são aqueles problemas que, apesar de mais urgentes que os anteriores, também podem esperar mais um tempo

  3. Urgente: precisam ser solucionados assim que possível

  4. Muito urgente: quanto mais cedo melhor. Uma semana talvez? Menos?

  5. Imediatamente: se você classificou um problema com essa nota, precisa agir agora mesmo, sob pena de agravar a situação e perder o controle dela.

Vale lembrar que esse fator tempo é crucial para o sucesso da metodologia.

Por isso, tenha especial atenção para classificar da maneira correta cada problema ou tarefa avaliada na empresa.

Tendência

Por fim, mas não menos importante, é preciso que você avalie a tendência.

Ou seja, estamos falando da probabilidade daquele problema se agravar com o passar do tempo se nada for feito nada para solucioná-lo.

Então, caso haja ausência de uma ação, aquele problema:

  1. Não irá mudar: significa que nada irá acontecer ou que que o problema pode até desaparecer

  2. Irá piorar a longo prazo: o problema tende a crescer lentamente

  3. Irá piorar a médio prazo: provavelmente o problema vai permanecer se nada for feito

  4. Irá piorar a curto prazo: o problema pode piorar e muito em um curto período de tempo

  5. Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.

Como montar a Matriz GUT

Como montar a Matriz GUT

 

Agora que você já está por dentro de cada elemento que compõe a técnica, vamos ao próximo passo.

E ele compreende o aprendizado sobre como montar uma matriz GUT do zero na sua empresa.

Não sabe como começar?

É simples!

Uma boa maneira para calcular o GUT é criar uma boa e velha planilha.

Basicamente, você irá precisar de seis colunas:

  • Problema: identificação do problema ou tarefa a analisar (pode ser mais de um)

  • Gravidade: para classificar a gravidade desse problema

  • Urgência: para a classificação da urgência quanto à necessidade de resolver o problema

  • Tendência: para avaliar o que pode acontecer se nada for feito

  • Nota: obtida pela multiplicação da G x U x T

  • Sequência de atividades: identificar qual problema deve ser solucionado primeiro e o que deve ser feito para isso, ou seja, uma sequência de ações.

Tento a Matriz GUT pronta, você tem uma visão completa da abordagem do problema.

Mas além do instrumento claro na sua frente, existem alguns passos que podem – e devem – ser seguidos para garantir que o método seja aplicado com sucesso e atenda às expectativas da sua equipe.

Vamos conhecê-los, então.

1. Listagem dos problemas

Antes de tudo, é preciso listar todos os problemas pertinentes do seu negócio levando em consideração os três elementos principais.

Como a Matriz GUT se destina a priorizar demandas na empresa, de nada adianta montar uma se você não analisar tudo aquilo que precisa estar ali.

Quer uma dica?

Reunir sua equipe e conversar com seus colaboradores em uma espécie de brainstorming pode ser uma boa opção para identificar problemas internos na sua empresa.

Da mesma forma, uma pesquisa de satisfação junto aos clientes pode ser eficaz para descobrir pontos de melhoria em seus produtos ou serviços ou na forma como eles são entregues ao seu público.

O importante é listar todos os desafios, sem deixar nada de fora.

Em seguida, fazer uma descrição clara e específica sobre o que se trata de fato cada um deles.

Dessa forma, você consegue evitar interpretações erradas e ainda mantém a equipe mais focada na solução daquele problema.

2. Pontuação dos problemas

Com a lista criada, concluída e revisada, é chegado o momento de pontuar seus problemas.

Faça isso de acordo com os critérios de gravidade, urgência e tendência de cada um.

Como mencionamos, a classificação atende a uma escala crescente, na qual a nota mais baixa (1) corresponde a problemas mais leves e a nota mais alta (5) significa um alerta de perigo iminente para aquela situação específica.

Por exemplo, você analisou certo problema e identificou que é ele muito grave, precisa ser resolvido o mais rápido possível, caso contrário, pode piorar e comprometer o negócio.

Logo, a pontuação seria algo como: G (4), U (5) e T (5).

Após pontuar cada um de seus problemas, é hora de multiplicar os fatores e obter uma nota que será definida como o grau de prioridade daquele problema.

No exemplo citado, o resultado desse cálculo seria 100.

Com base nisso, resta fazer a comparação com os demais problemas e definir qual precisa ser solucionado em primeiro lugar.

3. Classificação dos problemas

Por fim, após ter identificado seus problemas e multiplicado os fatores entre si para descobrir o valor GUT individual de cada um, é hora de dar o próximo passo.

Você deve fazer um ranking dos seus problemas para poder traçar um plano de ação e contornar os desafios.

Logicamente, aqueles problemas que possuem uma nota mais alta devem ser priorizados.

Então, dedique-se à análise aprofundada, encare-os de frente e resolva tudo da forma mais rápida e eficaz possível.

Nunca é demais lembrar, contudo, que essa avaliação precisa ser individual, pois cada problema tem suas próprias particularidades.

Exemplo de Matriz GUT: aplicação prática

Exemplo de Matriz GUT: aplicação prática

 

Acreditamos que tenha ficado claro para você que não há nenhum segredo para montar uma Matriz GUT.

Mas para tornar tudo ainda mais claro, um bom exemplo sempre vem a calhar, não é mesmo?

Para ajudar você nessa jornada, vamos mostrar um caso prático de como aplicar a técnica seguindo os passos que acabamos de citar.

Vamos lá?

Então, supondo que a sua empresa seja um e-commerce de artigos esportivos.

Assim, com base na sua pesquisa, você identificou os seguintes problemas no negócio:

  • Atraso na entrega das mercadorias

  • Atraso na entrega do fornecedor

  • Baixo índice de recompra entre os clientes

  • Baixa taxa de conversão das landing pages

  • Falta de controle de estoque

  • Falta de um planejamento de marketing digital.

São seis situações que precisam ser enfrentadas, de acordo com a sua gravidade, urgência e tendência de comportamento.

Feita a análise de acordo com a proposta da Matriz GUT, basta multiplicar os fatores e obter as notas.

Lembrando que elas serão utilizadas para classificar o índice de prioridade dos seus problemas.

A Matriz GUT para esse exemplo seria algo como:

Exemplo de Matriz GUT

Com a Matriz GUT pronta e os problemas classificados, fica mais fácil ter uma visão sobre o que está acontecendo.

A partir daí priorizar os problemas que precisam ser solucionados de imediato e traçar planos de ações para solucionar ou pelo menos amenizar esses problemas.

Não significa, pelo exemplo apresentado, que você só vai tentar contornar um problema depois de ter corrigido outro que era prioritário.

Conforme sua capacidade de atendimento às demandas, vale buscar soluções simultâneas.

Resolver as falhas nas entregas, por exemplo, não prejudica a qualificação das landings pages, e vice-versa.

Motivos para usar a Matriz GUT

Motivos para usar a Matriz GUT

 

Ao simplesmente imaginar a aplicação da Matriz GUT na realidade da sua empresa, já dá para notar vários benefícios que essa técnica pode oferecer para a tomada de decisões importantes.

Mas para deixar tudo mais claro ainda, vamos ressaltar outros motivos para usar a ferramenta e otimizar a gestão da organização.

Em primeiro lugar, uma das grandes vantagens do método é que, além de ser simples e fácil de ser aplicado, pode ser feito por qualquer empresa, seja ela de pequeno ou grande porte.

Em segundo, a técnica possibilita a você focar de maneira estratégica seus esforços e recursos.

Como ela se propõe, você pode priorizar os problemas que têm potencial de causar mais danos para a sua empresa.

É muito mais eficaz do que perder tempo e dedicar investimentos a situações triviais, que representam tanto risco quanto você imaginava antes da análise.

Por fim, para ajudar ainda mais sua empresa, a técnica pode ser aplicada sozinha ou em conjunto com outras ferramentas.

Entre elas, o ciclo PDCA, como já comentando, mas também a Análise de Pareto ou o Diagrama de Ishikawa.

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Conclusão

Conclusão Matriz GUT

 

A Matriz GUT possibilita ao gestor ter uma perspectiva do que está acontecendo, do que precisa ser feito primeiro, de como e quando executar ações para enfrentar os desafios em sua empresa.

Mas isso depende, é claro, da análise correta das particularidades específicas de cada um de seus problemas.

É uma etapa decisiva para classificá-los da melhor maneira possível, sempre com foco em planejar e executar ações para solucionar o que for mais grave primeiro.

Como já dito, não há segredos para colocar a Matriz GUT em prática.

E isso a torna uma ferramenta ainda mais especial e imprescindível para uma boa gestão.

 

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Sobre o Autor

Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.