Gestão de tarefas: o trabalho de formiguinha que dá resultado

Se você quer vender mais, criar novos produtos, contratar colaboradores… Enfim, ver a sua empresa crescer, você precisa aplicar a gestão de tarefas nos seus projetos. 

Afinal de contas, são as tarefas desenvolvidas no dia a dia, sejam elas pequenas ou grandes, que geram o resultado positivo no final.

Para exemplificar isso, deixa eu te contar uma história.

Eu não sei se você curte basquete, mas posso apostar que já ouviu alguma coisa sobre o Oscar Schmidt. 

Ele é conhecido como Mão Santa. 

Seja em um jogo, matéria de jornal, documentário… Ele é sempre chamado de Mão Santa.

Mas a real é que ali é “Mão Treinada”. E essa afirmação não é minha. O próprio Oscar já disse isso.

Ele era obcecado por treinar. 

Só pra você ter uma ideia, ele treinava duas vezes aos dia… Todos os dias! E quando acabava o treino, ele fazia mais mil arremessos. 

Isso mesmo: mil arremessos todos os dias. E eu estou falando de treino.

O resultado?

Ele se tornou o jogador de basquete que mais pontuou na história: 49.737 pontos em 25 anos de carreira. 

O Oscar é considerado um dos maiores jogadores de todos os tempos, mesmo sem ter jogado na NBA, a liga de basquete profissional mais conhecida do mundo.

E por que eu te contei isso? Para mostrar que sem o trabalho de formiguinha, de treinar incansavelmente todos os dias, o Oscar Schmidt dificilmente conseguiria atingir o objetivo dele de ser um dos melhores jogadores de basquete da história.

O mesmo vale para o seu negócio. É o trabalho do dia a dia que vai te fazer chegar onde que você quer. 

É treinando todos os dias que os resultados chegam.

E como você pode fazer isso na sua empresa?

Aplicando a gestão de tarefas. Isso porque ela torna o trabalho de formiguinha possível e te ajuda a alcançar os objetivos que você busca com a sua empresa. 

Quer ver como? Então segue aqui comigo que eu explico. 

Mas primeiro você precisa entender…

O que é gestão de tarefas?

Gestão de tarefas (ou gestão de projetos) é um termo que surgiu na área de Administração. De maneira bem simples e direta, significa um conjunto de ações para que uma equipe consiga atingir um objetivo ou uma meta

Entre essas ações estão: listar as atividades e delegá-las, além de priorizar e controlar a execução de cada tarefa e saber quem é o responsável por ela.

Mas, calma, mais para frente eu vou detalhar cada uma dessas ações e mostrar como você pode aplicá-las ao seu negócio.

O que você precisa saber, por enquanto, é que a gestão de tarefas é uma forma de organizar e distribuir as atividades de cada integrante da equipe, otimizando ao máximo a produção.

A ideia é que para colocar em prática um planejamento e, consequentemente, alcançar os objetivos traçados, é preciso que cada uma das atividades seja realizada dentro do prazo e da maneira correta. 

Agora que você já sabe é gestão de tarefas, vou explicar…

O que é uma tarefa?

Uma tarefa é uma atividade que deve ser colocada em prática por um responsável, com um prazo definido e objetivo específico.

Em geral, um projeto é formado por várias tarefas que, combinadas, alcançam o objetivo traçado. 

Talvez você não saiba, mas existem tipos diferentes de tarefas. 

Confere só:

Tipos de tarefas

As tarefas podem ser classificadas de diferentes formas de acordo com o nível de urgência. 

É importante que você entenda essas diferenças para organizar as tarefas da sua equipe de acordo com elas. 

1- Emergenciais

Uma emergência é o tipo de coisa que não pode esperar. É o mais alto grau de prioridade em qualquer projeto. É a famosa tarefa de “apagar incêndio”. 

Ela, geralmente, é fruto de uma falha de planejamento ou de algum incidente no andamento do projeto. Se for deixada de lado, pode representar um impacto a muitos envolvidos.

Ou seja, ela tem que ser resolvida o mais rápido possível e de uma maneira que não atrapalhe o fluxo das outras demandas.

Para isso, você, provavelmente, terá que parar alguma tarefa para dar prioridade à emergência.

2- Urgentes

É aquela tarefa que passa na frente do “planejado”, pois deve ser feita o quanto antes para evitar que uma  emergência aconteça. 

Ela requer rapidez por parte dos envolvidos e é fruto de algum desvio do cronograma inicial. 

A tarefa urgente também deve ser realizada com prioridade, mas é indispensável identificar porque ela virou uma urgência para que o problema seja solucionado na origem. 

3- No prazo

Atividades feitas dentro do prazo são aquelas que seguem o cronograma, mas sem brechas para incidentes no meio do caminho.

São, sem dúvida, tarefas feitas com menos pressa do que as urgências e emergências. E se recebem a atenção necessária, tendem a oferecer um resultado positivo. 

Em geral, as atividades no prazo fazem parte de um cronograma planejado e seguido à risca.

4- Planejadas

Tarefas planejadas são as mais desejadas pelos gestores. Por padrão, envolvem um cronograma detalhado e com cálculo que inclui histórico de desvios e atrasos, prevendo o que pode dar errado na execução. 

Elas são feitas com maior cuidado e oferecem maior chance de resultado perfeito.

Lembrando que cada tipo de tarefa, mesmo as planejadas, precisam ser gerenciadas. Não adianta simplesmente criar o projeto e não organizar e acompanhar cada etapa dele.

Por isso, agora eu vou falar sobre a importância da gestão de tarefas na sua empresa

Segue aqui comigo.

Quais as vantagens de fazer gestão de tarefas?

Você, como empreendedor, entende que todo negócio precisa de projetos para crescer.

E a gestão de tarefas pode ser uma mão na roda nesse processo. Já que quanto mais organizado e planejado, mais rápido e fácil é um projeto sair do papel e gerar os resultados esperados.

Para você ter uma ideia disso, destaquei aqui 4 benefícios para implementar essa forma de trabalho na sua empresa.

1- Otimização de produtividade e aumento de performance

Quando o profissional se vê envolvido numa rotina com uma gestão de tarefas bem feita, a chance de otimizar sua produtividade aumenta.

Essa melhora na produtividade é consequência dos processos que envolvem a gestão de tarefas: definição de horários, separação de blocos de atividades, entre outras coisas, que adequam as demandas do colaborador à capacidade dele de executar cada uma delas.

Seguindo essa mesma lógica, quando a gestão de tarefas permite que o colaborador ajuste as atividades em função do tempo que ele tem disponível, ocorre um aumento de performance.

Isso porque o colaborador passar a realizar atividades que realmente geram resultados. Ele foca no que tem que ser feito para que o trabalho seja concluído da melhor forma possível.

2- Priorização e delegação de atividades

Ali em cima eu mostrei que existem quatro categorias de tarefas: emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas. Além disso, você deve levar em consideração que algumas são mais importantes e outras menos importantes. 

Logo, uma vantagem direta da gestão é a priorização de atividades muito importantes, que dependem de você, e a delegação daquelas menos importantes, que outras pessoas podem tocar sozinhas.

Quando não se faz gestão de tarefas é comum os profissionais tentarem resolver tudo de uma vez, o que acaba virando uma bola de neve.

3- Conhecimento e cumprimento de prazos

Existem, basicamente, dois motivos principais para atrasos na entrega de atividades: 

a) falta de clareza dos prazos;

b) e desorganização na hora de executar as atividades.

A gestão de tarefas traz a vantagem de tornar os prazos conhecidos e permitir que sejam organizados de forma realista e possível.

4- Melhora na comunicação 

Quando todos da equipe sabem o que fazer – e o que não fazer – é automática a melhora na comunicação entre os envolvidos. 

Isso porque com as atividades separadas, cada colaborador sabe com quem conversar, cobrar ou tirar dúvidas sobre uma tarefa específica.

Ninguém fica perdido no meio do processo.

Bem, mas para que você tenha noção de que o seu trabalho de gestão de tarefas está funcionando, é fundamental analisar alguns indicadores

Indicadores de gestão de tarefas

Estabelecer indicadores para acompanhar o progresso das entregas de uma equipe é importante não apenas para ter um controle de produtividade individual, mas também para poder avaliar a capacidade produtiva da equipe como um todo. 

Alguns indicadores de gestão de tarefas importantes de serem monitorados são:

Entregas por colaborador: monitorar as entregas individuais de cada colaborador dentro de um determinado período serve para que o gestor veja se um colaborador está com sobrecarga de trabalho ou está ocioso demais.

Tarefas concluídas: quando um ciclo de trabalho é fechado, o gestor deve avaliar se a tarefa foi bem executada no geral, se houve excesso de esforço, desvio de rota, muitas tarefas emergenciais ou urgentes.

Tempo gasto por tarefa: esse número revela quanto tempo cada colaborador gasta, em média, para entregar uma tarefa. Ele pode te ajudar a equilibrar as tarefas entre a equipe, porque assim você terá uma noção de quais tarefas consomem mais tempo.

Mas para que uma gestão de tarefas dê certo, é essencial que o gestor siga alguns requisitos. 

O papel do gestor das tarefas de uma equipe

Por estar à frente do projeto, o gestor de tarefas desempenha funções muito importantes dentro de uma equipe. 

Destaquei aqui as três principais:

1- Delegar

Delegar tarefas é umas das principais funções de um gestor. Ele precisa fazer essa distribuição das demandas de maneira equilibrada para que não tenham pessoas sem muito trabalho na equipe enquanto outras estão sobrecarregadas. 

O papel do gestor na hora de delegar tarefas, no entanto, não se resume apenas a transferir essas atividades. 

Ele também deve oferecer as informações e estrutura necessária para que o colaborador esteja apto para fazer o que precisa ser feito. Por isso, o gestor deve, junto com a explicação da demanda, estabelecer prazo e acompanhar a produtividade da tarefa.

2-  Priorizar

Saber priorizar as tarefas e o tempo é fundamental para que um projeto dê certo. E quem deve fazer isso é o gestor de tarefas.

É função dele elencar quais atividades são mais importantes e o prazo para que cada uma delas seja finalizada.

3- Acompanhar

O gestor de tarefas é aquele que delega, prioriza, mas ao mesmo tempo aquele que acompanha e auxilia no processo de execução. 

E existem, pelo menos, três atitudes que todo gestor deve colocar em prática para acompanhar a execução de tarefas:

Conhecer bem seus colaboradores: para delegar atividades o gestor deve não apenas ter noção das competências dos colaboradores, mas também conhecer suas reais habilidades técnicas e até emocionais, afinal de contas, algumas pessoas lidam bem com a pressão e outras nem tanto. 

Expressar-se com clareza: deve ser claro nos detalhes das tarefas para que o colaborador possa desempenhar as funções de maneira eficiente.

Instruções bem definidas e um desenho claro do caminho que deve ser seguido diminuem os erros de execução e, consequentemente, aumentam a produtividade da equipe.

Comportar-se como líder, não como um chefe: o líder é a peça da equipe que vai à frente mostrando o caminho a ser percorrido. Ou seja, é papel do gestor de tarefas oferecer suporte aos membros da equipe para que consigam desempenhar suas funções da melhor maneira possível.

Agora que você já sabe o que é gestão de tarefas, quais são as categorias de tarefas e as funções de um gestor, chegou a hora de colocar a mão na massa.  

Como fazer a gestão de tarefas

Para criar um bom processo de gestão é necessário usar métodos para que pontos-chave da tarefa (prazo, esforço, objetivo) sejam bem gerenciados e, claro, cumpridos.

Existem diversas formas para criar um processo de gestão de tarefas. Isso depende muito do tamanho da sua empresa, de quantos colaboradores fazem parte da sua equipe, do seu tipo de negócio…

A base é conseguir conciliar os aspectos humanos, técnicos e organizacionais das atividades dentro do projeto.

Para te ajudar nisso, separei aqui 4 etapas para você otimizar a partir de hoje a gestão de tarefas de sua equipe.

1 – Elenque e categorize todas as tarefas que precisam de atenção

O primeiro passo é ter clareza de tudo que precisa ser feito. 

Comece fazendo uma lista de todas as tarefas pendentes de alguma ação. Depois faça uma categorização delas em emergentes, urgentes, no prazo e planejadas. 

A partir daí comece a delegar e executar o que for necessário.

2 – Organize suas tarefas e estabeleça prazos

Tarefas sem prazo podem não gerar o resultado esperado. 

Por isso, organize suas demandas de acordo com prazos e quebre atividades muito grandes em pequenas partes, para que seja possível acompanhar o andamento das etapas.

3 – Comunique a equipe

Uma gestão de tarefas só tem sentido quando todos os envolvidos entenderem como ela funcionará. 

Por isso, depois de elencar e categorizar as tarefas e organizá-las de acordo com prazos, comunique a equipe como elas serão trabalhadas. 

4 –  Escolha um sistema para fazer a gestão de suas tarefas

Escolher um sistema para sua gestão de tarefas é parte fundamental do trabalho. 

É muito mais eficiente e seguro ter todas as demandas organizadas e registradas do que apenas no boca a boca. 

Assim fica mais fácil acompanhar o andamento do trabalho no geral e de cada integrante da equipe.

E para te ajudar nessa missão, já separei algumas ferramentas que podem te ajudar.

5 ferramentas de gestão de tarefas

Como eu falei ali em cima, é muito mais seguro e eficiente deixar todas as demandas do seu projeto registradas em algum lugar.

Assim, é possível acompanhar cada etapa do trabalho e saber a responsabilidade de cada integrante da equipe.

Existem diferentes formas de fazer isso. Pode ser com uma planilha do Excel e até mesmo em um esquema feito no papel.

Mas você também pode facilitar o seu trabalho usando algumas ferramentas criadas especificamente para gestão de tarefas.

Trouxe algumas aqui para você:

1- Trello

O Trello é, provavelmente, a ferramenta mais popular de gestão de tarefas. Isso porque é ele tem um design simples e intuitivo e simples de usar, o que garante uma rápida adaptação por parte da equipe. 

No artigo sobre calendário editorial, a Nath mostrou que a nossa equipe usa o Trello para organizar as demandas de artigos, newsletters, copys

Dividido em etapas, o quadro de tarefas do Trello fornece uma visão geral do que está sendo produzido.

Por meio de pequenos cards, você pode, por exemplo, separar as tarefas “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”. 

Dessa forma, o seu controle é muito maior sobre em qual etapa está uma atividade.

É possível estipular prazos, prioridades e os responsáveis em cada tarefa, evitando atrasos e erros ao longo do projeto.

Você pode usar o Trello gratuitamente, mas ele oferece alguns planos pagos com mais ferramentas e benefícios ao usuário

2 – Quire

Essa ferramenta permite que você atribua uma tarefa para um colaborador, estabeleça prazos e acompanhe todo o seu desenvolvimento do projeto.

Além disso, você pode verificar o progresso de todas as atividades da sua equipe. 

Com os mais variados tipos de gráficos, é possível identificar se a produtividade está, de fato, aumentando ou não.

Com ele é possível ter uma conta com 35 empresas, 80 projetos e 30 membros cadastrados.

Por enquanto, o Quire é gratuito. A ideia é em que no segundo semestre de 2020, a empresa crie planos pagos

3 – Asana

O Asana é uma plataforma online de gerenciamento de tarefas colaborativa. 

Com ele é possível criar e administrar trabalhos, convidar amigos para formar um grupo de colaboração e controlar tudo por meio de quadros e colunas capazes de dividir as tarefas de forma organizada e prática. 

A ferramenta tem um chat próprio, o que facilita a comunicação entre os colaboradores. 

O Asana é pago, mas conta com um plano básico gratuito para empresas que estão começando a fazer gerenciamento de tarefas.

4 – Evernote

Com o Evernote é possível compartilhar projetos, anotações ou ideias. 

Além disso, ele conta com muitos recursos visuais disponíveis. Dessa forma, você pode anexar uma imagem nas suas tarefas, seja para ilustrar alguma ideia ou apenas facilitar a visualização das informações.

A ferramenta também permite que você digitalize documentos e salve páginas ou endereços na internet que possam ser do seu interesse. 

5 –  Microsoft OneNote

O grande diferencial do Microsoft OneNote é a integração com outros programas e ferramentas da Microsoft. 

A partir dele, é possível organizar todas as suas tarefas em blocos e, assim, ter um maior controle sobre a produção da sua equipe. Além disso, você também consegue destacar atividades que devem ser priorizadas.

Outro benefício do OneNote é a possibilidade de adicionar variados arquivos de mídia aos seus cartões de atividades. Ou seja, você pode colocar um vídeo ou documento do Word, por exemplo.

Gerencie suas tarefas e conquiste mais clientes

Neste artigo, eu te mostrei que ao aplicar a gestão de tarefas na sua empresa, fica muito mais fácil atingir os objetivos esperados.

Isso porque o trabalho fica bem dividido, as metas e os prazos ficam claros para os colaboradores e, mesmo com qualquer imprevisto, as demandas são finalizadas.

Mas para que a sua empresa cresça e tenha mais projetos, você precisa de clientes. Afinal de contas, é assim que entra dinheiro no caixa. 

E para conquistar clientes por meio da internet é essencial criar um relacionamento com o seu público. 

Para isso você precisa transformar essas pessoas em leads (clientes em potencial) ao pedir o contato delas (preferencialmente o email) para, com isso, trabalhar no relacionamento e transformá-las em clientes fiéis. 

Na hora de pedir o contato, você deve direcionar os seus visitantes para uma página cujo único objetivo é a conversão: uma landing page otimizada e personalizada. 

Para fazer isso, o Klickpages é o seu melhor aliado. Porque em apenas 3 passos você cria landing pages poderosas. Olha como é fácil:

  • Escolha o modelo: veja opções de alta conversão comprovada através de testes;

  • Customize a página: edite os textos, as cores e as imagens;

  • Publique: por fim, é só publicar no seu próprio domínio.

Conclusão 

Neste artigo, você viu que a gestão de tarefas é fundamental para que os projetos de uma empresa gerem resultados positivos.

Isso porque a gestão de tarefas é uma forma de organizar e distribuir as atividades de cada colaborador, otimizando ao máximo a produção da equipe.

Eu te mostrei que essa forma de trabalhar ajuda na otimização da produtividade e aumento de performance da equipe, melhora a comunicação interna da empresa e destaca as tarefas que são prioridade para o gestor e as que podem ser delegadas. 

Você ficou sabendo ainda que as tarefas são divididas em quatro categorias: emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas.

E eu expliquei como fazer a gestão das suas atividades:

  • Elenque e categorize tudo o que deve ser feito;  

  • Organize essas tarefas e estabeleça prazos;

  • Comunique a equipe;

  • E escolha um sistema para fazer a gestão  dessas demandas.

E, por fim, trouxe 5 ferramentas para ajudar no seu trabalho Entre elas: Trello, Quire e Asana.

Agora me diz aqui nos comentários o que você achou sobre essas forma de trabalho e se você já aplica a gestão de tarefas na sua empresa. 

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Sobre o Autor

Juliana Amorim

Jornalista de formação e redatora de coração. Apaixonada por livros, revistas e jornais, meu único caminho era escrever. Já trabalhei como repórter, editora e apresentadora (de rádio, gente, não de TV) e, agora, faço parte do time de conteúdo do Klickpages. Adoro aprender e escrever sobre o universo do Marketing Digital e do Empreendedorismo. Tenho dois gatos lindos, adoro projetos de “do it yourself” e sou daquelas que viram a noite maratonando séries. Não dispenso uma boa conversa e simplesmente consigo transformar qualquer acontecimento bobo do meu dia em uma grande história.

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