Gestão de ativos digitais: as informações mais valiosas do seu negócio apenas a um CTRL+F de distância de você

Gestão de ativos digitais: tudo o que você precisa saber

Você já passou por alguma situação tipo procurar um documento ou arquivo importante para o seu negócio e perder um tempão até encontrar? Se esse é o seu caso, eu recomendo que você não apenas leia esse artigo sobre gestão de ativos digitais.

Mas, sim, que você compreenda cada um dos conceitos que eu vou te explicar e, ao final, coloque tudo em prática.

Porque, sinceramente, se você só ler esse artigo e não tomar nenhuma ação, você e a sua equipe provavelmente vão continuar perdendo tempo tentando encontrar arquivos.

Tempo que você poderia utilizar fazendo algo mais produtivo para o seu negócio.

E a parada é que não precisa ser desse jeito. As informações valiosas da sua empresa podem estar apenas a um CTRL+F de distância de você.

Se você não sabe, CTRL+F é o atalho para abrir uma aba de pesquisa no seu navegador ou em outros programas do seu computador.

É uma forma muito mais simples de fazer uma busca.

Pensa comigo. Se você tem um livro físico e quer encontrar uma passagem específica que não está marcada, olha o trabalho que vai dar até encontrar…

Agora se você tem a versão digital, é só usar o atalho CTRL+F e digitar palavras-chave do trecho que você está procurando e, com poucos cliques, achará.

A boa notícia para você, empreendedor, é que existe um sistema – e eu vou te falar tim tim por tim tim sobre ele neste artigo – que organiza todos os documentos, arquivos e recursos do seu negócio.

De forma que depois com um simples CTRL+F você consegue encontrar qualquer material que seja necessário, sem ter que ficar perdendo tempo procurando.

Você só precisa fazer a sua parte e colocar em prática os passos que eu vou te explicar nesse artigo.

E aí, quer encontrar documentos e arquivos com facilidade e ter um negócio mais produtivo? Então, continua comigo porque até o final deste artigo você verá:

  • o que são ativos digitais;

  • o que é a gestão de ativos digitais;

  • quais são os benefícios dela para o seu negócio;

  • quais são os tipos;

  • como implantá-la na sua empresa;

  • e como gerenciar seus ativos digitais.

Bora lá!

O que são ativos digitais?

O que são ativos digitais?

Se você está começando no mundo do empreendedorismo, talvez já até tenha ouvido falar no termo ativo

Mas caso você não saiba exatamente o que isso quer dizer, vou te explicar agora.

Esse é um conceito que vem da contabilidade e significa os bens e direitos de uma empresa.

Ou seja, tudo aquilo que possui um valor econômico e pode ser convertido em dinheiro ou proporcionar um ganho financeiro para o negócio.

Os ativos são divididos em duas categorias:

  • tangíveis: são os recursos físicos como, por exemplo, os equipamentos e móveis.

  • intangíveis: são bens com vida útil superior a um ano que não existem fisicamente, como marcas, patentes e direitos autorais.

Os ativos digitais são intangíveis e compreendem os arquivos de vídeo, áudio, imagens, logos, slogans, paletas de cores, documentos… Enfim, tudo que tenha valor ou capacidade de gerar retorno financeiro.

Por ser uma área que impacta diretamente no bolso do seu negócio, ela não pode ser ignorada.

É por isso que eu vou te explicar…

O que é a gestão de ativos digitais (DAM)?

O que é a gestão de ativos digitais (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) ou, em português, gestão de ativos digitais é a organização de documentos e recursos de uma empresa por meio de um sistema apropriado para isso.

Os softwares de DAM servem para ordenar os ativos digitais por pastas e categorias, de forma que seja possível encontrá-los com agilidade e facilidade.

Assim, por exemplo, se um designer precisar da versão mais atualizada de uma logo para fazer uma arte, ele não tem que ficar procurando em diversos lugares e correr o risco de usar uma versão anterior.

Basta ele entrar no software de DAM e fazer uma pesquisa para encontrar o arquivo certo.

Além disso, são atribuídas credenciais aos usuários para que os documentos e materiais estejam acessíveis a qualquer momento somente para quem tem permissão para utilizá-los.

O que consequentemente aumenta a segurança e o controle sobre os ativos digitais do seu negócio.

E olha que esse é apenas um dos benefícios de implantar esse sistema. Existem alguns outros que eu vou te explicar agora.

Quais são os benefícios de implementar a gestão de ativos digitais no seu negócio?

Quais são os benefícios de implementar a gestão de ativos digitais no seu negócio?

Os seus ativos digitais constituem uma parte muito importante do seu negócio, talvez a mais valiosa. Principalmente se você vende cursos online ou outros tipos de infoprodutos.

Afinal de contas, nestes casos, aquilo que seus potenciais clientes estão interessados em comprar é um arquivo digital.

E ele precisa ser armazenado de forma correta, com todas as versões organizadas, para que a sua equipe tenha facilidade de vender e também de propor melhorias para o seu produto.

Mas, além disso, os outros ativos digitais também têm uma grande importância para fazer o seu negócio funcionar.

E a gestão adequada desses recursos traz mais segurança e agilidade, além desses outros benefícios:

Aumento na produtividade

Com todos os arquivos e documentos organizados de forma sistemática, os seus colaboradores perdem menos tempo procurando informações e podem focar naquilo que de fato eles têm que fazer.

Fora que os softwares de DAM permitem o acompanhamento de versões de um material, de forma que você pode sempre trabalhar com a mais recente e evita utilizar arquivos desatualizados.

Tudo isso contribui para que você e o seu time se tornem mais produtivos.

Controle ao acesso de informações

Nem todos os dados e arquivos da sua empresa devem ser acessíveis a todos os colaboradores.

Falo isso não só porque alguns documentos podem ser sigilosos, mas também pelo fato de que isso evita acidentes.

Como assim?

Alguém pode deletar ou editar um arquivo sem querer ao tentar executar uma outra ação.

Por isso, os arquivos e documentos devem ser acessíveis apenas a quem vai utilizá-los, assim evita esse e outros tipos de problemas.

E é aqui que entra a gestão de ativos digitais. Pois, com um software de DAM, é possível controlar de forma clara quem tem permissão para visualizar ou editar o que.

Compartilhamento de arquivos

Hoje em dia, com soluções como a cloud computing e os sistemas DAM, é possível que mais de uma pessoa trabalhe ao mesmo em um documento ou arquivo.

Esse compartilhamento de materiais torna as informações acessíveis a qualquer momento para todos os usuários que necessitam delas.

O que tende a impactar positivamente na produtividade do seu time. Já que os colaboradores terão os recursos essenciais para trabalhar à disposição.

Consistência de marca

Se os ativos digitais de marca como, por exemplo, paleta de cores, logotipos, manuais e slogans não estão organizados, seu negócio pode ter problemas de branding.

Isso porque para criar um relacionamento com o seu público e ativar o gatilho mental da familiaridade, você precisa ter consistência. 

Quanto mais sua empresa é apresentada de uma certa forma, mais ela será lembrada daquele jeito.

Só que se cada vez que a sua marca aparece, está de uma cor diferente ou com outras fontes, por exemplo, você acaba reduzindo o impacto da sua estratégia de brand marketing.

Com uma gestão adequada desses ativos, é possível garantir a consistência e prevenir esse tipo de problema.

Manutenção dos direitos autorais

Por último, a manutenção dos direitos autorais está entre um dos principais benefícios para o seu negócio.

Nos softwares de DAM, é possível configurar por qual o período o seu negócio detém os direitos ou licenças para utilizar um determinado recurso.

Dessa forma, quando acaba o prazo, esses materiais se tornam indisponíveis e você não corre o risco de usar algo que você não tem mais autorização.

Se livrando, assim, de dores de cabeças no futuro.

Agora que você já sabe o que é e quais são os benefícios, eu vou te mostrar…

Quais são os tipos de DAM?

Quais são os tipos de DAM?

Como você já viu nas últimas linhas, os mais variados recursos podem ser considerados ativos digitais, desde documentos legais até arquivos de vídeo e imagens.

Por isso foram criadas algumas categorias para dividir os softwares de DAM de acordo com o tipo de gerenciamento que eles oferecem.

Eles são divididos de acordo com a gestão de:

  • Ativos de marca: como o próprio nome já diz são arquivos e documentos que estão diretamente ligados à sua marca, como logotipos e manuais de marca.

  • Ativos de produção: são os recursos necessários para planejar e executar os projetos da empresa. Aqui entram as licenças de softwares e templates, por exemplo.

  • Ativos de biblioteca: o objetivo aqui é organizar e armazenar os ativos digitais que já foram utilizados ou são usados com pouca frequência de forma sistêmica. 

Agora que você já sabe quais são os tipos de soluções que existem no mercado, eu vou te mostrar…

Como implementar a gestão de ativos digitais

Como implementar a gestão de ativos digitais

Se você chegou aqui certo de que esse sistema vai tornar o seu negócio mais produtivo e liberar você e seus colaboradores para se concentrar naquilo que de fato vai transformar suas metas em realidade…

Se liga nas 3 etapas que devem ser seguidas para implementar a gestão de ativos digitais com sucesso na sua empresa:

#1 Escolha a ferramenta ideal para o seu negócio

Hoje em dia, existem diversas opções no mercado de softwares e ferramentas online para gestão de ativos digitais.

A sua escolha vai depender das necessidades da sua empresa e do que cabe no seu orçamento.

O ideal é primeiro identificar quais serão os tipos de ativos que precisam ser gerenciados e adotar uma solução voltada especificamente para eles.

#2 Defina as áreas prioritárias

Dependendo do tamanho do seu negócio e da quantidade de ativos digitais, provavelmente você não conseguirá adicioná-los ao sistema todos de uma só vez.

Porém, o importante é começar a transição.

Para isso, defina quais são as áreas prioritárias, ou seja, aquelas que a gestão vai ter um impacto imediato, as que utilizam os ativos com mais frequência.

E comece por elas.

Depois, aos poucos, termine de fazer o upload de todos os ativos digitais na ferramenta de DAM. 

#3 Prepare os usuários para a mudança

A gestão de ativos digitais só é de fato eficiente se os seus colaboradores estiverem comprometidos em utilizar o sistema.

Porque se eles não fizerem o upload dos arquivos e não categorizarem de forma correta, de nada vai adiantar você adquirir a melhor das ferramentas.

Antes, durante e depois da implantação é indispensável oferecer cursos e palestras para conscientizar os colaboradores sobre a importância do DAM e como utilizá-lo.

Inclusive, neste artigo, eu já te expliquei por que você deve implantar a gestão de ativos digitais no seu negócio e agora você verá como usar esse sistema.

Como gerenciar seus ativos digitais

Como gerenciar seus ativos digitais

Cada software ou ferramenta de DAM tem as suas particularidades. Eu não vou entrar nisso aqui.

Mas basicamente o uso dessas ferramentas passam por 3 passos. Que são:

1. Faça o upload dos arquivos no programa

Todos os antigos e novos ativos digitais do seu negócio devem ser adicionados à ferramenta de gestão.

2. Categorize os arquivos

Depois, você irá organizá-los em pastas e categorias de forma que fique fácil de encontrá-los futuramente.

É interessante incluir metadados (informações sobre os arquivos) para facilitar as buscas por meio de palavras-chave.

3. Defina quem terá acesso

E, por último, atribua permissões para os outros usuários que poderão visualizar e editar os arquivos que foram adicionados ao sistema de DAM.

Pronto! Os ativos digitais do seu negócio estarão disponíveis para a sua equipe de forma fácil e prática.

E se você ainda não sabe qual é, agora…

Conheça o ativo digital mais valioso para o seu negócio

Conheça o ativo digital mais valioso para o seu negócio

Se você tem um negócio digital ou vende infoprodutos, vai por mim, o maior ativo do seu negócio é a sua lista de e-mails.

Eu não estou sendo exagerada aqui.

Estou te falando isso, porque uma lista bem construída é o que garante uma via de comunicação direta com os seus potenciais clientes.

Onde você pode mostrar os benefícios do seu produto ou serviço, educá-los sobre o que você vende e fazer uma oferta.

Sem depender de algoritmo de distribuição ou ter que investir a mais em anúncios para isso.

Se você ainda não tem uma lista, se liga nessa dica final.

Para construir uma, você precisará de uma página de captura, que é um lugar totalmente dedicado para você oferecer uma recompensa valiosa (um ebook, webinário…) e em troca pedir o endereço de e-mail do potencial cliente.

E na hora de criar as suas páginas, o Klickpages é o seu maior aliado.

Com essa ferramenta, você pode ter sua página de captura publicada e pronta para receber acessos seguindo apenas 3 passos:

  1. Escolha seu modelo: conheça opções de alta conversão comprovadas por testes.

  2. Divirta-se customizando a página: edite textos, cores e imagens, além de ocultar elementos que você não queira.

  3. Publique: com tudo pronto é só publicar no seu próprio domínio, sem custos adicionais de hospedagem.

Conclusão

Gestão de ativos digitais - Conclusão

Neste artigo, você viu como é possível ter todos os arquivos e documentos do seu negócio apenas a um CTRL+F de distância com a gestão de ativos digitais (DAM).

Ela é um sistema para armazenar e organizar todos os recursos importantes para sua empresa, aqueles que têm valor financeiro ou potencial para aumentar o seu faturamento.

De forma que o resultado final desse processo é um aumento na sua produtividade, pois você não precisa mais perder tempo procurando arquivos.

Além de que esse sistema permite um controle maior de quem tem acesso ao que e o compartilhamento de informações de forma rápida.

Você também viu quais são os tipos de DAM: gerenciamento de ativos de marca, de produção e de biblioteca.

E depois eu te mostrei o que você precisa fazer para implementar a gestão de ativos digitais e como fazer o gerenciamento.

Agora é a hora de você colocar em prática tudo o que eu te expliquei neste artigo. E não se esqueça de me contar os resultados aqui nos comentários. 😉

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Sobre o Autor

Meu nome é Angela, mas algumas pessoas me chamam de Angel. Faço parte do time de conteúdo do Klickpages e sou apaixonada por tecnologia e marketing. Sou especialista em SEO, tráfego orgânico e informações aleatórias (você sabia que o Alaska está mais perto da Rússia do que Brasília de Goiânia? Pois é...), fã de country americano e louca em esportes. Acompanho de tudo, mas meus favoritos são Fórmula 1 e futebol, inclusive assisto a jogos mesmo quando o meu time (Palmeiras <3) não está em campo. Ah, eu acredito que música de natal deveria tocar o ano inteiro e Christmas Peaceful Piano está entre as 3 playlists mais tocadas no meu Spotify.