10 ferramentas de gestão para que suas demandas não virem uma bola de neve

Provavelmente, você já ouviu a frase “prevenir é melhor do que remediar”. E é assim que você deve pensar na hora de escolher as ferramentas de gestão para o seu negócio. 

Digo isso porque, talvez, neste exato momento, você não precise de uma ferramenta para gerir a sua empresa.

Pode ser que você esteja começando agora e não tenha tantas áreas e demandas para organizar.

Talvez não tenha uma equipe grande. Aliás, pode ser que você nem tenha uma equipe ainda.

Mas nada disso te impede de parar agora e escolher algumas ferramentas de gestão que podem te ajudar no futuro, quando a sua empresa estiver maior.

Você não tem uma bola de cristal para saber como o seu negócio estará daqui a 1 ano, 5 anos, 10 anos…

Só que você pode tomar decisões, hoje, no presente, que afetarão de forma positiva o futuro do seu negócio.

É como a sua saúde. Não vale a pena esperar ter um infarto para começar a comer de forma saudável e a fazer exercícios regularmente.

Assim é com a sua empresa. É melhor começar agora a usar as ferramentas de gestão do que esperar que tudo vire uma bagunça para correr atrás disso.

Porque eu acredito que você, como, empreendedor, queira que o seu negócio cresça, conquiste clientes, faça vendas… 

Mas para isso você vai precisar contratar colaboradores, buscar fornecedores, resolver questões tributárias, analisar o seu mercado de atuação… E por aí vai.

Sim, eu sei que é muita coisa. Mas é possível fazer isso tudo de maneira organizada e eficiente.

É só não deixar que essas demandas virem uma bola de neve. 

Para te ajudar, eu trouxe aqui 10 ferramentas de gestão para você começar a aplicar agora mesmo no seu negócio.

Ah, pode ficar tranquilo, porque você não vai precisar baixar ou instalar nenhum programa. Muito menos pagar por isso. Quer ver?

Vamos lá!

1 – 5W2H

Essa ferramenta foi criada para facilitar o planejamento de qualquer tipo de demanda. 

Ela funciona como um mapeamento de tarefas, onde fica estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta tarefa deve ser feita.

A sigla pode parecer estranha à primeira vista, mas ela significa, literalmente, que a ferramenta conta com 5 W’s e 2 H’s, que são perguntas que devem ser respondidas para agilizar os processos de uma demanda. 

De forma detalhada é:

  • What? (o quê?) – qual o objetivo do projeto;

  • Why? (por quê?) – justifica os motivos para realizar essa demanda;

  • Where? (onde?)  – determina o local de aplicação;

  • When? (quando?)  – estipula o tempo que foi gasto para a finalização da tarefa;

  • Who? (quem?)  – quem são os envolvidos da equipe;

  • How (como?)  – métodos da execução;

  • How much (quanto custa?)  – custo total bem definido.

Ao responder a essas perguntas, os esforços da equipe podem ser concentrados naquilo que realmente importa para que o projeto dê certo.

Aqui no blog do KP tem um artigo completinho sobre essa ferramenta. Para ler, basta clicar aqui.  

2- Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão voltada para a melhoria contínua dos processos internos da empresa por meio de 4 ações: 

  • P – plan (planejar); 

  • D – do (fazer);

  • C – check (checar) e 

  • A – act (agir). 

Essas quatro ações precisam ser feitas para que um ciclo seja concluído. Vou falar de maneira bem resumida sobre cada uma delas:

Planejar: aqui você define os objetivos de cada processo até chegar ao produto ou serviço. O planejamento deve ser composto pelos seguintes passos: identificação do problema, estabelecimento de metas, análise do fenômeno, análise do processo e plano de ação.

Fazer: fase em que você executa o plano. Cada processo é realizado conforme aquilo que foi definido na fase anterior. Assim são coletados dados para uma análise posterior.

Checar: você analisa os processos para verificar se cumprem aquilo que foi proposto no planejamento. É nessa fase que poderão ser encontrados erros ou falhas na execução.

Agir: De acordo com o resultado na etapa ‘checar’, você observa as falhas nos processos e se os objetivos foram atingidos, caso contrário, estes devem ser melhorados e as etapas reiniciadas.

3 – PMBOK

O PMBOK é a sigla para “Project Management Body of Knowledge” (em português: conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos).

Ele é uma espécie de guia sobre gerenciamento de projetos. Isso significa que deve ser utilizado como uma referência de conhecimento para gestão de projetos e precisa ser adaptado para cada ambiente empresarial. 

O guia não determina qualquer requisito ou obrigatoriedade, ele apenas documenta e disponibiliza boas práticas.

A função do PMBOK é padronizar e difundir as práticas mais eficientes, testadas e comprovadas por gerentes de projetos do mundo inteiro em um só guia.

As práticas de gerenciamento de projetos descritas no PMBOK podem ser aplicadas em todos os tipos de projetos, independentemente do nicho, do tamanho, do pessoal envolvido, dos prazos e orçamentos.

 4 – KPI

Os indicadores de performance ou key performance indicators (KPIs) são métricas para medir o desempenho da empresa em algum critério relevante.

Ou seja, é uma ferramenta de gestão para medir a performance de uma determinada ação ou processo dentro da sua empresa.

Ao analisar esses indicadores, que pode ser um número ou um percentual, você deve avaliar se o resultado é ou não satisfatório para o seu negócio.

Os KPIs estratégicos são aqueles que se referem ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa, isto é, projetando panoramas e comparações entre o que é planejado e o que de fato é realizado.

Alguns exemplos de KPIs:

  • Taxa de conversão de vendas

  • Tempo de permanência no site

  • Número de assinaturas da newsletter

Quer saber mais detalhes sobre essa ferramenta? Clique aqui para ler um artigo completo do blog do KP.

5 – Modelo Canvas

É uma ferramenta estratégica de gestão e empreendedorismo que permite descrever, projetar, desafiar, inventar e articular um modelo de negócios.

Na prática, o Canvas pode ser feito de diversas formas: em uma simples folha de papel, em um quadro, ou até mesmo em arquivos digitais editáveis.

Você vai precisar preencher 9 campos importantes:

1- Parcerias chave: geralmente, são serviços necessários para o funcionamento do empreendimento e os fornecedores.

2- Atividades chave: nessa etapa, é preciso destrinchar o que a sua empresa faz, quais produtos e serviços ela oferece. É importante avaliar e relacionar quais são as rotinas fundamentais para o negócio funcionar.

3- Proposta de valor: nessa etapa do Canvas você deve definir o que a sua empresa vai propor e levar de interessante ao mercado, ou seja, o objetivo principal como um negócio.

4- Recursos chave: toda nova empresa precisa de recursos para funcionar. Basicamente, essa etapa vai ajudar a definir o que deve ser providenciado para que a empresa seja criada.

5- Relacionamento: as empresas têm necessidades específicas na hora de se relacionar com o cliente. Aqui, o Canvas quer que você pense como será esse contato, sempre tendo em vista o seu modelo de negócio.

6- Canais: defina quais canais vai usar: TV, rádio, internet e mídia impressa… Se você já conhece seus clientes e entende o que pode levar de valor para eles, os canais certos serão a plataforma ideal para transmitir essas ideias e informações.

7- Segmento de clientes: Quem é o cliente da sua empresa? Para qual persona você vai oferecer seus produtos ou serviços?

Toda atividade tem uma segmentação de mercado específica, ou seja, há um público bem definido que vai se mostrar interessado. O seu negócio precisa definir, identificar e conhecer o consumidor com o qual vai se comunicar.

8- Estrutura de custo: nesse ponto, você terá que relacionar todos os custos que o negócio terá, desde sua implementação até o dia a dia operacional.

Nesse estágio, é importante pensar no capital social da empresa, ou seja, qual o valor inicial necessário para criá-la. 

9- Fonte de receita: as fontes de receitas consistem em todas as possibilidades de entrada de capital (dinheiro!) na empresa.

Você deve selecionar as formas de se obter dinheiro de acordo com a atividade da sua empresa. Isso pode ser venda de produtos, serviços prestados, assinaturas. etc.

Aqui no blog tem um artigo completo sobre o Modelo Canvas. Clique aqui para ler. 

6 – Mapas mentais

Com os mapas mentais é possível gerenciar projetos e determinar a hierarquia de cargos dentro da empresa. 

Eles também permitem administrar os seus objetivos e até mesmo suas listas de tarefas.

Os mapas mentais permitem unir, gerenciar e compartilhar uma grande variedade de informações e recursos de forma rápida e fácil.

Essa ferramenta pode te ajudar a visualizar melhor as ideias e etapas de um projeto, por exemplo. 

Ele pode ser aplicado a qualquer tarefa, atividade, no profissional, ou lazer, de modo individual ou em grupo para planejar qualquer tipo de evento ou projeto. 

Para fazer um você precisa escrever um tema central no meio de uma folha em branco. A partir daí é só puxar ramos com os assuntos correlatos, como na imagem ali em cima. 

7 – Análise SWOT

A análise SWOT é usada para explorar e definir diversos aspectos de um produto ou projeto.

Basicamente, essa análise consiste em identificar os pontos fortes e fracos da empresa, através do seguinte conceito:

  • Forças: Pontos nos quais a empresa tem vantagens competitivas sobre a concorrência;

  • Fraquezas: Pontos nos quais a empresa tem vulnerabilidades ou falhas que podem comprometer seu desempenho, frente à concorrência;

  • Oportunidades: Fatores internos e externos que se mostram tendências promissoras a serem trabalhadas;

  • Ameaças: Tendências do mercado capazes de gerar riscos para o negócio no futuro, como a expansão de uma empresa concorrente, por exemplo.

Para saber mais detalhes sobre essa ferramenta, é só conferir o artigo: O que é Análise SWOT, para que serve, como fazer e exemplo

8 – 4P’s da gestão da inovação

Essa ferramenta é usada para definir o propósito de inovação do seu negócio.

Para isso, ela alinha as estratégias e metas da empresa, além de criar políticas que incentivem as mudanças.

Embora seja indicada para negócios de todos os tamanhos, foi desenvolvida considerando pequenas e médias empresas.

É uma ferramenta que trata dos 4 P’s para que o seu negócio se mantenha bem posicionado no mercado. Esses P’s são: 

Propósito de inovar: ideias que contribuem para o aumento de entradas de caixa (vendas) e para a redução das saídas de caixa (despesas, custos, gastos etc) da empresa. 

Processos: depois que você definir qual inovação vai aplicar no seu negócio, é importante estabelecer os processos para começar a transformar novas ideias em fontes de lucro. 

Pessoas: para que os processos de inovação funcionem, é importante que a sua empresa tenha pessoas empreendedoras e gestoras. 

As empreendedoras são aquelas que percebem oportunidades, fazem sugestões na forma de um projeto ou plano de negócio e têm perseverança até conseguirem a implementação dessa ideia. 

Já as gestoras são flexíveis, orientadas para transformar conceitos intangíveis em resultados mensuráveis. 

Políticas: agora que você já definiu o que é inovação e como ela contribui para os resultados da sua empresa, estabeleceu os processos e escolheu as pessoas certas para inovar, chegou a hora de criar condições para que a inovação realmente aconteça.

Para isso você vai definir políticas de gestão em relação à contratação, remuneração, avaliação de desempenho e parcerias

9 – Matriz BCG

A matriz BCG define e compara diferentes produtos ou áreas de uma empresa. 

Ela é baseada em volume, participação e crescimento de mercado.

O objetivo é tomar as decisões estratégicas mais adequadas sobre cada produto ou negócio analisado.

Ao final, as decisões podem ser quatro:

  • Construir: aumentar a participação de mercado

  • Manter: preservar a participação no mercado

  • Colher: conseguir o máximo do negócio e aos poucos finalizá-lo

  • Abandonar: vender ou encerrar o negócio

A matriz BCG pode ser útil para empresários que vendem diferentes tipos de produtos e precisam decidir quais deles devem receber mais investimentos e quais devem ser dispensados.

Para tomar a decisão, os produtos ou serviços são classificados em 4 categorias:

Estrelas: são produtos que detêm uma grande participação de um mercado que está crescendo rapidamente e, portanto, tem muitos concorrentes.

Pontos de interrogação: são aqueles produtos ou serviços que também se encontram em um mercado que apresenta oportunidades de crescimento rápido, no entanto, ainda têm uma fatia de participação muito pequena.

Vacas leiteiras: produtos ou serviços líderes ou com grande participação em um mercado que já está maduro e crescendo moderadamente.

Cachorros ou Abacaxis: aquele produto ou serviço que já foi sua estrela nas vendas, mas não faz mais tanto sucesso. Por mais que seja difícil, se ele for classificado como abacaxi é porque está na hora de se livrar dele.

Para saber mais detalhes sobre essa ferramenta, é só conferir o artigo Matriz BCG: o que é, para que serve, como fazer e exemplos práticos

10 – Diagrama de Pareto 

O Princípio de Pareto, ou regra do 80/20, prevê que 80% dos efeitos surgem a partir de apenas 20% das causas.

No seu negócio, isso significa que cerca de 20% do esforço que você dedica ao trabalho é responsável por 80% do seu desempenho.

Isso quer dizer, por exemplo, que 20% dos produtos ou serviços que sua empresa vende retornam 80% do faturamento.

Já o Diagrama de Pareto (que tem por base o Princípio de Pareto) é um gráfico utilizado para ordenar a frequência dos problemas que devem ser resolvidos dentro da empresa.

(Fonte da imagem: Wikipedia)

A maior utilidade dessa ferramenta é a de permitir uma fácil visualização e identificação das causas ou problemas mais importantes.

Isso possibilita que você concentre os esforços onde realmente é importante.

Pronto. Trouxe aqui 10 ferramentas de gestão para te ajudar a organizar os processos dentro da sua empresa.

Agora, vou te mostrar uma ferramenta para conseguir mais clientes para o seu negócio. 

Uma ferramenta para conseguir mais clientes

Se você quer conseguir mais clientes através da internet, ter uma landing page vai te ajudar muito.

Com essa página, você entrega um conteúdo valioso (pode ser um e-book, webinário, whitepaper) em troca do contato das pessoas.

A minha sugestão é que você peça o e-mail desses usuários, porque a partir daí é possível criar uma lista de contatos para a qual você pode enviar ofertas e conteúdos exclusivos.

Na hora de criar a sua landing page de alta conversão, o Klickpages é o seu melhor aliado.

Com ele, você cria a sua landing page personalizada em apenas três passos:

  • Escolha seu modelo: veja opções de alta conversão comprovada através de testes.

  • Customize a página: edite os textos, as cores e as imagens, além de ocultar elementos que pouco agregam.

  • Publique: por fim, é só publicar no seu próprio domínio, sem custos adicionais de hospedagem.

Conclusão

Neste artigo, eu te mostrei que implementar ferramentas de gestão no seu negócio pode evitar que as demandas virem uma bola de neve.

Afinal de contas, são muitos prazos, documentos, fornecedores, informações… Mas com organização é possível resolver tudo isso sem grandes problemas.

Essas ferramentas são úteis até mesmo se você está começando no empreendedorismo e, talvez, não tenha nem equipe. 

Para te ajudar na missão de escolher uma (ou mais de uma) ferramenta de gestão, eu trouxe aqui uma lista com 10 ferramentas, entre elas: Análise SWOT, Matriz BCG, Mapas mentais e Diagrama de Pareto.

Agora me diz, você já usou ou usa uma ferramenta de gestão na sua empresa? Me conta aqui nos comentários. 

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Sobre o Autor

Juliana Amorim

Jornalista de formação e redatora de coração. Apaixonada por livros, revistas e jornais, meu único caminho era escrever. Já trabalhei como repórter, editora e apresentadora (de rádio, gente, não de TV) e, agora, faço parte do time de conteúdo do Klickpages. Adoro aprender e escrever sobre o universo do Marketing Digital e do Empreendedorismo. Tenho dois gatos lindos, adoro projetos de “do it yourself” e sou daquelas que viram a noite maratonando séries. Não dispenso uma boa conversa e simplesmente consigo transformar qualquer acontecimento bobo do meu dia em uma grande história.

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