Diagrama de Ishikawa: o que é, para que é utilizado e como fazer

Diagrama de Ishikawa: o que é, para que é utilizado e como fazer

Enfrentar problemas na sua origem é o que o Diagrama de Ishikawa possibilita.

Para quem ainda não o conhece, o nome até pode causar alguma surpresa, mas não se engane, pois não há segredos.

Na verdade, o Diagrama de Ishikawa é uma das ferramentas mais simples para analisar a qualidade do negócio, identificando as principais causas e efeitos de um problema que afeta os resultados do negócio.

E para conhecer a teoria e levá-la ao campo prático, este artigo traz um verdadeiro guia sobre o assunto.

Você vai conhecer o conceito e a importância do Diagrama de Ishikawa.

Também irá aprender como utilizá-lo na sua empresa a partir de dicas e exemplos práticos.

Interessado nesse conhecimento?

Então, tenha uma ótima leitura!

O que é Diagrama de Ishikawa?

O que é Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa, também chamado Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe (devido ao seu formato), é uma técnica analítica utilizada para a exibição gráfica e análise das causas e consequências de um problema.

Por suas características, é empregado costumeiramente em empresas, de modo a encontrar soluções para obstáculos que venham afetando os resultados.

O diagrama é baseado no princípio da causalidade simples, isto é, cada consequência (problema) tem sua própria causa ou uma combinação delas.

Portanto, seu objetivo é determinar e analisar cada uma das causas mais prováveis do problema resolvido, melhorando a gestão e o controle de qualidade organizacional.

Histórico

O Diagrama de Ishikawa foi concebido pelo professor da Universidade de Tóquio, Kaoru Ishikawa, pioneiro da Gestão da Qualidade, ainda nos anos 60.

A técnica foi, então, publicada em seu livro, de 1990, de nome "Introdução ao Controle de Qualidade".

Kaoru Ishikawa queria mudar a forma como as pessoas pensam sobre o trabalho.

Ele pediu aos gerentes que não se contentassem em apenas melhorar a qualidade de um produto, insistindo que a melhoria depende de um processo contínuo e que sempre pode ser levado a um passo adiante.

Isso significava que um cliente continuaria recebendo o serviço mesmo depois de ter  o produto em mãos e que esse serviço se estenderia por toda a empresa, em todos os níveis de gestão, e até mesmo para além dela, chegando ao cotidiano dos envolvidos.

Com o Diagrama de Causa e Efeito, Ishikawa fez avanços significativos e específicos na melhoria da qualidade.

Afinal, através de seu modelo, os gestores das empresas podem ver todas as possíveis razões que levam a um problema e, a partir daí, espera-se encontrar a raiz dele.

Para que é utilizado

Diagrama de ishikawa Para que é utilizado

Agora que está por dentro do conceito, você já deve ter uma ideia mais clara sobre o Diagrama de Ishikawa.

Sabe, por exemplo, que algumas das situações em que alguém consideraria usar o instrumento incluem analisar e encontrar a raiz de um obstáculo que vem gerando desafios no ambiente corporativo.

Porém, há muito mais casos em que a implementação do Diagramas de Ishikawa pode ser usada.

E saber quando e para que é utilizado é muito importante, caso opte por adotá-lo.

Originalmente desenvolvido como uma ferramenta de controle de qualidade, o Diagrama Espinha de Peixe é útil quando aplicado nos seguintes cenários:

  • Analisar um problema complexo, quando existem muitas causas

  • Para identificar todas as causas possíveis para um efeito ou um problema

  • Quando você precisa de um ponto de vista diferente para analisar um problema

  • Descobrir pontos de falha e identificar onde e por que um processo não funciona

  • Para acelerar um processo quando as formas tradicionais de resolução de problemas consomem muito tempo.

A importância do Diagrama de Ishikawa

A importância do Diagrama de Ishikawa

Como já destacado, o Diagrama de Ishikawa permite que os gestores realizem o diagnóstico de problemas na empresa e, a partir deles, analisem adequadamente os processos envolvidos na produção para encontrar soluções.

O que o instrumento faz, portanto, é dividir os problemas complexos em blocos solucionáveis mais simples.

Essa quebra do problema oferece uma perspectiva melhor da causa e dos fatores de influência da quebra dentro de um processo.

A capacidade de diagnosticar um problema leva a uma resolução mais rápida e também à futura prevenção de novas ocorrências do tipo.

Para reforçar ainda mais a importância dessa ferramenta de qualidade, listamos agora algumas das principais vantagens do Diagrama de Ishikawa.

Confira!

1. Exibe as relações de forma visual, clara e lógica

O Diagrama de Ishikawa captura as associações e relações entre as possíveis causas e efeitos exibidos no diagrama.

Essas relações podem ser facilmente entendidas pois são categorizadas gráfica e logicamente.

2. Mostra todas as causas simultaneamente

O diagrama reúne e ilustra cada um dos possíveis motivos em um único lugar, o que é benéfico para uma análise aprofundada.

Qualquer causa ou cadeia causal apresentada no Diagrama de Espinha de Peixe pode levar ao problema.

Isso faz com que seja uma ferramenta útil para apresentar o real obstáculo e também as soluções para as partes interessadas.

3. Melhora o processo de brainstorming

Diagrama de ishikawa Melhora o processo de brainstorming

Você costuma fazer reuniões de brainstorming com a sua equipe?

O Diagrama de Ishikawa é uma ótima maneira de estimular e estruturar o processo de tempestade de ideias sobre as causas do problema, pois ele captura todas elas.

Por isso, invista nesses momentos para conversar com a sua equipe.

Com cada um compartilhando a sua opinião, fica muito mais fácil chegar a uma solução, concorda?

Neste outro post, explicamos melhor como usar o brainstorming a seu favor na sua empresa.

4. Facilita a descoberta da solução do problema

Ver o Diagrama de Espinha de Peixe graficamente é bastante útil.

É um elemento visual que pode estimular a sua equipe a explorar e descobrir as possíveis soluções para os problemas.

Afinal, tudo ali se mostra mais claro e compreensível.

5. Mantém o foco da equipe

A estrutura do diagrama também pode manter a sua equipe focada enquanto você discute o que deve ser feito para solucionar o problema ou atingir um objetivo comum.

É um instrumento que ajuda a analisar todas as partes envolvidas.

E isso garante que ninguém esteja desperdiçando energia perseguindo problemas inexistentes ou que não sejam prioridades para aquele momento.

Limitações do Diagrama de Ishikawa

Limitações do Diagrama de Ishikawa

Apesar de ser uma ferramenta bastante simples, como já visto, existem opiniões diversas sobre algumas possíveis limitações do Diagrama de Ishikawa.

Para que você consiga analisar como essas desvantagens podem se refletir na sua empresa, vamos relacionar as principais delas agora:

  • Às vezes, o esforço é desperdiçado na identificação de causas que têm pouco efeito real sobre o problema em questão

  • Ele é baseado na opinião e não na evidência. Dessa forma, o processo envolve uma maneira democrática de selecionar a causa, ou seja, votar nas causas, o que pode não ser um meio eficaz de identificá-las com propriedade

  • Se a discussão não for controlada de maneira adequada, ela poderá se desviar de seu objetivo central.

Vale ressaltar que o sucesso da aplicação do Diagrama de Ishikawa na sua empresa depende de como você irá desenvolvê-lo e do próprio nível de compreensão e participação da sua equipe.

Se o participante tiver menos experiência, menos envolvimento e menos conhecimento, seu diagrama tende a ficar vago e incompleto.

Assim, você poderá não conseguir identificar a causa raiz do problema, que é o grande objetivo aqui.

Portanto, envolva especialistas experientes, explore e tente responder quantas interrogações forem necessárias para garantir o sucesso na aplicação dessa interessante ferramenta.

Significado de cada “M”

Diagrama de ishikawa Significado de cada “M”

Como vimos acima, o Diagrama de Ishikawa é bastante versátil e, devido a isso, ele pode ser utilizado tanto no campo da qualidade quanto também em análises de risco ou resolução de problemas.

Tanto é assim que o instrumento é empregado com frequência para encontrar soluções durante reuniões e técnicas de equipe, como o já citado brainstorming.

Seja na resolução de problemas, no debate ou com outra técnica analítica, as possíveis causas são sistematicamente identificadas e representadas graficamente como se fosse uma espinha de peixe, que é o que dá nome a uma das formas de se referir à ferramenta.

Interessante observar ainda que todas as causas levantadas durante o processo são representadas no diagrama a partir de seis tipos básicos.

É o que dá origem à metodologia conhecida como 6M.

Para que fique mais claro, vamos explicar o significado de cada um deles.

  • Mão de obra (Manpower): causas que estão relacionadas à sua equipe. A experiência do pessoal está à altura do padrão? Ela tem consciência de qualidade, senso de responsabilidade e disciplina?

  • Máquinas (Machines): causas que envolvem a má estabilidade e a má funcionalidade das instalações. Se o maquinário estiver enferrujando ou se desgastando, a eficiência da produção pode diminuir. Então, descubra soluções para manter e reparar regularmente equipamentos.

  • Materiais (Materials): agora, pense nos componentes dos materiais, suas propriedades físicas e químicas. Examine se as partes diferentes combinam bem. Seus fornecedores são estáveis ​​ou não? Tudo isso importa aqui.

  • Método (Method): a metodologia e as técnicas usadas afetam o resultado da ação. Outros fatores envolvidos são o fluxo de trabalho, a escolha de parâmetros técnicos, a orientação técnica e a precisão e a execução do fluxo de trabalho.

  • Meio ambiente (Mother Nature): o ambiente de trabalho, incluindo a temperatura, a umidade, a perturbação sonora, a vibração, a iluminação e a poluição interna podem influenciar os produtos ou serviços.

  • Medição (Measurement): por fim, entram em cena as causas provocadas pela medição inadequada dos resultados ou mesmo em razão da escolha errada das métricas.

Entendido tudo isso, só resta aprender como fazer um Diagrama de Ishikawa na prática.

É o que veremos no próximo tópico.

Como fazer um Diagrama de Ishikawa

Como fazer um Diagrama de Ishikawa

Agora que você está por dentro do conceito e do funcionamento da ferramenta, sua importância e para que serve, nada mais justo do que aprender como fazer um Diagrama de Ishikawa na prática, certo?

O processo de construção do diagrama é bem simples, como você pode ver nos passos a seguir.

Preste atenção e comece a visualizar a sua aplicação dentro da realidade da empresa.

1. Defina o problema

Antes de tudo, é preciso definir bem o problema que se quer analisar.

Se possível, também identifique quando e onde ele ocorre e quem está envolvido.

Quanto mais detalhista for nessa etapa, mais facilmente as demais irão se desenvolver.

2. Crie a espinha do peixe e marque o problema que será analisado

Como próxima ação, escreva o problema do lado direito de uma folha grande de papel e trace uma linha horizontalmente até ele, de um lado a outro.

Essa disposição é como se fosse a cabeça e a espinha de um peixe.

É o que vai lhe conceder espaço para o desenvolvimento de ideias.

Agora, identifique as causas que contribuem para o problema.

Em seguida, conecte-as na linha horizontal, formando a espinha do peixe.

A partir daí, você estará criando os “primeiros ossos” do peixe.

Lembrando que não há um número pré-determinado de categorias.

Use o que fizer sentido para o seu problema, mas o ideal é escolher pelo menos quatro causas.

3. Reúna a equipe

Diagrama de Ishikawa Reúna a equipe

Agora, reúna a sua equipe, priorizando apenas as pessoas envolvidas diretamente com o problema.

Depois, para cada um das categorias consideradas na etapa 2, faça um brainstorming e debata as possíveis causas do problema.

O brainstorming é o momento no qual ocorre a maior parte do esforço na criação do seu Diagrama de Ishikawa.

Mostre essas possíveis causas como linhas mais curtas, saindo dos "ossos" do diagrama.

Um dica: quando uma causa é grande ou complexa, talvez seja melhor dividi-la em sub-causas.

4. Analise as causas e efeitos atrelados a estas e planeje ações

Seu Diagrama de Ishikawa tomou forma e já deve mostrar graficamente todas as causas possíveis do problema.

Agora, o trabalho é analisar, investigar, realizar pesquisas e seguir em busca de soluções.

Nesse processo, você consegue identificar quais das causas está influenciando de forma mais direta no problema e, a partir daí, traçar um plano de ação com a sua equipe para reverter a situação.

Exemplo de utilização

Para facilitar a sua compreensão, vamos apresentar agora um exemplo muito prático relacionado à área financeira e que muitas empresas enfrentam: o aumento dos custos.

Para isso, seguimos o mesmo passo a passo que mostramos no tópico anterior e montamos o diagrama da seguinte maneira:

A partir dos principais problemas listados, escolhemos algumas ações para ilustrar como elas poderiam ser empregadas na solução do problema.

Veja só:

  • Procurar novos fornecedores com uma melhor proposta de custo-benefício

  • Trocar as máquinas antigas ou defeituosas por novas e de maior eficiência

  • Pensar em soluções para reduzir o pessoal e, por consequência, os gastos com salários.

Percebe como não tem nenhum segredo para aplicar a ferramenta na sua empresa?

Mas se ainda tem alguma dúvida, as dicas a seguir vão acabar com todas elas.

Dicas

Para finalizar, agora que você já sabe como fazer um Diagrama de Ishikawa na prática, seguem abaixo algumas dicas para garantir sucesso com a ferramenta.

Defina os responsáveis pelas ações

Como acontece com qualquer atividade baseada em tarefas, sempre feche a sessão com ações e responsáveis definidos.

Responda: “Quem está fazendo o quê e quando?”

Isso é importante, pois mantém as equipes focadas no projeto.

Garanta a visualização do diagrama

Considere desenhar seu peixe em um quadro grande e deixar bem exposto na empresa para que todos possam vê-lo.

Não dê o diagrama por concluído

Certifique-se de deixar espaço suficiente entre as categorias principais no diagrama para poder adicionar pequenas causas detalhadas depois.

Estimule a colaboração de todos

Diagrama de ishikawa Estimule a colaboração de todos

Incentive cada pessoa a participar da atividade de brainstorming e expressar suas próprias opiniões.

Aplique técnicas combinadas

A técnica dos 5W2H pode ser usada em conjunto com o Diagrama de Ishikawa, identificando o porquê até chegar à causa raiz.

Para ajudar a identificar as causas de todas as ideias geradas, considere ainda uma técnica de multivotação, tendo cada membro da equipe identificar as três principais causas.

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Conclusão

Diagrama de Ishikawa Conclusão

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta ideal para ajudar as pessoas a encontrar a raiz de um problema complicado, em um momento no qual elas mesmas não sabem o motivo.

Lembrando que não se trata de apontar responsabilidades sobre alguém ou em qualquer departamento.

O que deve ser feito é desmembrar esse problema usando a metodologia dos 6M.

Assim, uma vez em que você identifica as causas, o diagrama pode ajudá-lo a determinar maneiras de combatê-las e, por consequência, solucionar o problema em questão.

Vale destacar ainda a necessidade de usar a ferramenta como um esforço conjunto dentro da empresa.

Especialmente aqueles que estão envolvidos diretamente com o tema em discussão precisam participar e se envolver.

Cabe a você, enquanto líder, garantir que isso aconteça.

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Sobre o Autor

Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.