Como aumentar minha produtividade: 18 dicas para ser mais eficiente nos negócios

Como aumentar minha produtividade: 18 dicas eficientes

Se você vive ocupado e sente que não tem tempo para nada, você é o tipo de pessoa que provavelmente vive se perguntando “como aumentar a minha produtividade?” – ou pelo menos deveria.

Porque, diferente do que muitos possam pensar, uma pessoa muito ocupada não é necessariamente uma pessoa produtiva.

Pelo contrário, as chances são que alguém que nunca tem tempo para fazer nada é uma pessoa que faz mau uso do tempo que tem.

É alguém que provavelmente está gastando mais recursos e energia que o necessário para concluir uma atividade.

Na vida pessoal isso pode até não ser um problema. Mas o lance é que a produtividade de um empreendedor pode impactar e muito no sucesso do negócio.

Você provavelmente já deve saber que o empreendedor é a cabeça, é quem dita o ritmo do negócio e inspira todo o time, todos os colaboradores a seguirem na direção certa.

Levar esse papel a sério é ainda mais importante se você tem um negócio pequeno, porque muitas responsabilidades, muitas demandas do dia a dia são resolvidas por você mesmo.

Ou seja, se você não sabe como usar o tempo da melhor forma possível para dar conta de tudo, pode acabar se tornando um dos principais gargalos da sua própria empresa.

Ou ainda um dos motivos pelos quais ela não está crescendo tanto quanto poderia e dificilmente vai chegar no próximo nível.

Se esse é o seu caso e você sente que não está dando conta de fazer tudo caber dentro do seu dia e focar naquilo que é realmente importante, fica tranquilo.

Tudo o que você precisa fazer agora é continuar comigo até o final deste artigo.

Porque eu vou te mostrar como você pode ser uma pessoa menos ocupada e mais produtiva.

Eu vou te dar 18 dicas que você pode começar a aplicar agora no seu dia a dia para aumentar a sua produtividade.

São coisas que você também pode compartilhar com os seus colaboradores (caso você tenha) e incentivá-los a aumentar a produtividade dentro das suas respectivas áreas.

E, assim, você vai aumentar as suas chances de ter um negócio de sucesso.

Bora?

#1 Identifique os obstáculos

Identifique os obstáculos

Imagina que você decida dar uma corrida. Qual dos dois trajetos você provavelmente conseguiria terminar mais rápido:

  1. 2 km numa pista de atletismo coberta e com piso adequado para corrida ou…

  2. 1,5 km numa rua cheia de buracos sob sol quente?

Se você respondeu o primeiro, você está nos 99% das pessoas que acreditam que apesar do segundo trajeto ser menor, o primeiro parece bem mais rápido de fazer. (Não, esse dado não é real, mas se fizessem uma pesquisa o resultado provavelmente seria esse).

Simplesmente porque o trajeto de 2km oferece as condições adequadas para a prática de atividade física e nenhum obstáculo, enquanto o segundo é completamente o oposto.

O que eu quero te mostrar com esse exemplo é que é mais fácil ser produtivo, ou seja, fazer mais em menos tempo se você não tem (ou tem bem menos) obstáculos na sua frente.

E vamos combinar que muitas vezes o dia a dia está cheio de obstáculos que atrapalham a produtividade.

Sejam eles a quantidade de reuniões que você tem por dia que poderiam ter sido apenas um email, ou a quantidade de emails que você tem para escrever e responder, ou ainda as distrações no seu ambiente de trabalho.

Ter clareza de quais são as situações na sua rotina e no seu negócio que são obstáculos para você e a sua equipe sejam produtivos é um dos primeiros passos que você deve tomar.

Porque a partir disso você vai saber exatamente o que precisa ser mudado para que você aumente a sua produtividade.

#2 Invista em qualificação

Outro ponto que pode estar tornando você e a sua equipe pouco produtivos é a falta de qualificação adequada para realizar alguma atividade.

Imagina que você tenha contratado uma pessoa para escrever para o blog do seu negócio e surgiu uma demanda de conteúdo em vídeo.

Como tudo nisso se trata de produção de conteúdo e não tinha nenhuma outra pessoa disponível, você pediu para a pessoa que escreve para o blog gravar e editar o vídeo.

Por mais que ele ou ela seja uma pessoa que aprende as coisas com facilidade, ainda assim é bem provável que tenha que gastar um bom tempo pesquisando e testando ferramentas para conseguir realizar o trabalho esperado.

Isso não quer dizer que essa pessoa não possa e nem consiga fazer o serviço.

Mas a falta de qualificação adequada pode e, na maioria das vezes, de fato torna o processo mais lento, ou seja, menos produtivo.

Investir na sua qualificação e no treinamento da sua equipe pode trazer bons resultados quando o assunto é conseguir desempenhar uma função com mais eficiência.

#3 Crie um bom ambiente de trabalho

Quem gosta de trabalhar num lugar sujo e desorganizado? Acredito que ninguém.

Mas além do óbvio e básico, um bom ambiente de trabalho vai muito além disso.

Por exemplo, aqui no escritório, quando a galera está empolgada e começa a conversar muito alto, alguns times que precisam de mais concentração para realizarem seu trabalhos acabam perdendo o foco e têm dificuldade em produzir.

Mas isso também não significa que as pessoas precisam ser silenciosas e sérias o tempo todo.

Até porque isso provavelmente deixaria o clima meio desconfortável, o que iria contra a um dos nosso valores que é criar um time positivo e um espírito em família.

O fato é que um bom ambiente de trabalho é aquele no qual você e a sua equipe se sentem confortáveis para desempenhar o trabalho de vocês e têm as condições materiais e os equipamentos necessários, é claro.

Isso vai variar de negócio para negócio, do tamanho da sua equipe e também da cultura da sua empresa.

Mas independente de como você decidir organizar o seu ambiente de trabalho, fique atento para não deixar que ele acabe se tornando um obstáculo na sua produtividade.

#4 Determine horários para responder mensagens

Se você é uma pessoa que vive cheia de emails e mensagens ficam aparecendo toda hora na tela do seu celular, você pode acabar perdendo horas e horas de trabalho resolvendo apenas isso.

Ou, pior, acabar interrompendo várias vezes a atividade que você está fazendo por causa disso, o que tira o seu foco e acaba diminuindo a sua produtividade.

Se isso é um dos seus obstáculos, você pode reservar um horário específico do seu dia para lidar com emails e mensagens e, fora desse horário, responder apenas aquilo que é realmente urgente, caso de vida ou morte.

Essa estratégia te ajuda a focar a sua atenção na tarefa que você precisa executar, evitando que você perca tempo com coisas que, naquele momento, são menos importantes.

#5 Pare de procrastinar

Pare de procrastinar

Não sei se isso acontece ou já aconteceu com você…

Você olha para uma atividade que tem que ser feita, mas no momento você não quer fazer aquilo.

Então, abre a sua caixa de email para ver se não chegou nada novo, dá uma olhada no WhatsApp, às vezes no Instagram e vários minutos depois volta para o que deveria estar fazendo.

Esses minutos desperdiçados aqui e ali quando somados no final do dia podem corresponder a um bom tempo de trabalho que poderia ter sido usado para finalizar uma tarefa da lista de coisas que você tinha para fazer.

Então, se esse é o seu caso, para você aumentar a sua produtividade, você precisa parar de procrastinar.

Uma estratégia que pode te ajudar a evitar a procrastinação é começar o dia logo com as tarefas mais difíceis ou aquelas que você não gosta muito de fazer.

Assim, você consegue começar logo o seu dia com aquela sensação de que você está conseguindo fazer o que deveria estar fazendo.

E isso pode te dar ânimo para focar e continuar riscando mais tarefas da sua lista.

Não sei você, mas quando eu percebo que eu estou tendo um muito produtivo, a minha vontade é continuar me esforçando para ser produtiva.

É como aquela lei de Newton, “um corpo em repouso tende a permanecer em repouso, e um corpo em movimento tende a permanecer em movimento”.

Ou seja, se você está procrastinando alguma coisa, a tendência é que você continue procrastinando, mas se você se coloca em movimento, a tendência é permanecer sendo produtivo.

#6 Repense os processos

Às vezes o fluxo de trabalho para realizar certas demandas pode estar empacando a sua produtividade.

Coisas como burocracia demais para realizar determinadas tarefas ou um projeto que antes de ser executado precisa passar pelas mãos de uma pessoa que está sobrecarregada e demora muito para liberá-lo para a próxima etapa podem aumentar o prazo de execução das tarefas.

Aqui no time de conteúdo, por exemplo, um artigo só pode ser programado no blog do KP para publicação depois que ele passou pela mão de um revisor.

Isso significa que se o revisor demorar muito tempo para revisar um texto, o autor de certa forma fica empacado e não pode dar a produção daquele artigo como concluída.

Para esse tipo de coisa não acontecer, o time como um todo busca estar alinhado quanto ao que é prioridade naquele momento e define quando as revisões serão feitas para não atrapalhar a produtividade de ninguém.

Não sei qual é a realidade do seu negócio e como é o fluxo de trabalho da sua equipe, mas é importante estar atento aos processos que são usados para executar as atividades recorrentes de vocês.

Porque, às vezes, alguns procedimentos ou pessoas podem ser gargalos que tornam o trabalho menos produtivo.

#7 Defina e alinhe metas e objetivos

Se você pegar o seu carro e só sair dirigindo por aí, as chances são que você não vai chegar a lugar nenhum.

Porque você saiu de casa sem um destino final, sem um objetivo.

Objetivos e metas são importantes por isso: eles indicam qual é o resultado esperado, onde se quer chegar com a tarefa que está sendo executada.

Se você e a sua equipe não têm objetivos e metas claras, as chances são que vocês podem acabar se tornando improdutivos.

Primeiro por não entender direito o porquê de ter que realizar uma determinada tarefa, o que pode acabar gerando desmotivação.

E segundo que, por não ter ideia do quanto precisa ser feito diariamente ou semanalmente, você e a sua equipe provavelmente não vão conseguir organizar as tarefas que devem ser executadas.

Quanto mais claros e alinhados estiverem os objetivos e metas para você e sua equipe, mais chances vocês têm de serem produtivos e alcançar os resultados esperados.

#8 Defina responsabilidades

Sabe aquela história que cachorro que tem dois donos morre de fome ou de obesidade?

Então, quando uma tarefa não tem um responsável definido, pode acontecer de ela não ser executada ou ser feita mais de uma vez.

Os dois cenários são ruins do ponto de vista da produtividade.

Independentemente do tamanho do seu negócio, se é só você e seu sócio ou se você tem vários colaboradores divididos em diversas equipes, é importante definir responsabilidades para que todas as atividades sejam executadas de forma eficiente.

E também para que duas pessoas não se ocupem desnecessariamente com a mesma coisa.

#9 Feito é melhor que perfeito

No podcast Masters of Scale, Reid Hoffman (co fundador do LinkedIn) explica que empreendedores inteligentes devem deixar alguns fogos queimarem.

O que ele quis dizer com essa afirmação é que se você for tentar focar em resolver todos os problemas ao mesmo tempo, você provavelmente não vai conseguir.

Você precisa deixar alguns fogos queimarem para focar no que realmente importa.

E o que tudo isso tem a ver com produtividade e feito é melhor que perfeito?

Veja bem, quando você tenta fazer algo perfeito, você está focando a energia em apagar fogos que muito provavelmente são apenas faíscas e que não exigem tanta atenção.

Nesse processo você acaba perdendo tempo que poderia estar sendo melhor aproveitado em outra atividade.

Além disso, você corre o risco de não dar uma tarefa por concluída, porque ela ainda não está perfeita.

Isso não quer dizer que você deva chutar o balde e fazer as coisas de qualquer jeito.

Mas, uma vez que uma tarefas que você tem no seu dia for feita, é hora de passar para a próxima, e se for o caso você pode voltar depois e aprimorá-la.

#10 Implemente a gestão de tempo

Implemente a gestão de tempo

A gestão de tempo tem tudo a ver com a forma como você administra o seu tempo, o quanto você planeja gastar com uma atividade e o quanto, de fato, você realmente gasta.

Isso é essencial para quem quer ser mais produtivo.

Se você não sabe como organizar e administrar o tempo que você tem, dificilmente você vai conseguir fazer mais coisas durante o seu dia.

Inclusive, esse é o segredo das pessoas que conseguem fazer exercícios, passam tempo com a família, conseguem investir em algum hobbie além de trabalhar. Elas sabem muito bem como gerir o tempo delas.

Para saber mais sobre esse assunto, você pode ler o artigo Gestão de Tempo: como eliminar um dos maiores ladrões de energia da sua vida aqui do blog do KP.

E, antes de passar para o próximo tópico, eu tenho uma dica de um método que pode te ajudar a gerenciar melhor o seu tempo. É a…

Técnica de pomodoro

Esse método funciona assim: você trabalha por 25 minutos numa tarefa sem interrupções e, quando esse tempo acaba, você faz uma pausa de 5 minutos para descansar a mente.

Depois de completar 4 ciclos de 25 minutos de trabalho mais 5 de pausa, você pode tirar um intervalo maior de 15 a 20 minutos.

A técnica de pomodoro te ajuda não só a gerenciar melhor o tempo que você tem para fazer cada atividade da sua lista, como também a ser mais produtivo, pois você tende a focar em apenas uma coisa durante aquele período determinado.

Falando nisso…

#11 Faça uma coisa de cada vez

Se você se acha fera por ser multitarefa e conseguir fazer 10 coisas ao mesmo, desculpa ter que te dizer o seguinte: você provavelmente está sendo menos produtivo por causa disso.

Um estudo da Universidade de Stanford descobriu que os monotarefas, quem faz apenas uma coisa por vez, têm uma memória melhor, conseguem se livrar mais fácil das distrações e trocam entre tarefas com mais agilidade e eficiência.

Ou seja, se concentrar em fazer apenas uma coisa por vez tem as suas vantagens e pode reduzir o tempo que você gasta para concluir as tarefas do seu dia a dia.

#12 Estabeleça indicadores de produtividade

Os indicadores de produtividade são como uma bússola. Eles te ajudam a entender se você está na direção certa para alcançar os objetivos traçados.

Isso quer dizer que eles mostram como anda o desempenho do seu negócio e o que precisa ser melhorado.

Além disso, eles podem ser usados para avaliar se está acontecendo um aumento ou não na sua produtividade e na da sua equipe.

E também eles te dão clareza. Sem clareza dificilmente você consegue ir a lugar algum ou tirar os obstáculos que estão te impedindo de ser produtivo.

Quanto mais clareza você tem em relação a sua produtividade e ao seu negócio, mais fácil vai ser para você identificar e implementar as mudanças que precisam acontecer para aumentar a sua produtividade.

Para saber mais sobre o que são e conhecer os 6 indicadores, leia o artigo Indicadores de Produtividade: o primeiro passo para você ter um negócio produtivo.

#13 Organize a sua rotina no dia anterior ou no começo do dia

Organize a sua rotina no dia anterior ou no começo do dia

Se você vive empacado para começar as suas atividades ou sente que está o tempo todo correndo para apagar fogos no seu negócio pode ser um sinal de que está faltando organização.

Não sei se isso acontece muito com você, mas geralmente quando eu estou com a cabeça cheia de coisas para fazer, eu não consigo me concentrar em apenas uma tarefa por vez (que, como você já viu, é o ideal para quem quer ser produtivo).

Além de te ajudar a concentrar em fazer um determinada tarefa, organizar a sua lista de afazeres também pode aumentar a sensação de produtividade, pois você consegue notar o seu progresso conforme você vai riscando as atividades já realizadas.

Existem alguns métodos que você pode usar para se organizar e é isso que eu vou te mostrar agora.

Mas antes lembre-se de que é importante que você faça isso no final do dia para se preparar para o próximo ou no começo, antes de iniciar o seu trabalho.

Matriz de Eisenhower

Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower serve para te ajudar a priorizar e decidir o que você vai dar mais atenção durante o seu dia.

Retomando aquela analogia de deixar pegar fogo, ela serve para escolher quais são os fogos que precisam ser apagados imediatamente, antes que causem algum dano ao seu negócio, e os que são pequenas faíscas e podem ficar para depois.

A matriz funciona assim: você desenha 4 quadrados, dois em cima e dois embaixo (como na imagem acima) e organiza as coisas que você precisa fazer nesses espaços.

O primeiro de cima é para as coisas importantes, mas que não são urgentes. Você pode definir um momento determinado para lidar com essas demandas.

O segundo de cima é para as coisas importantes e urgentes. Elas devem ser feitas imediatamente, comece o seu dia por elas.

O primeiro quadrado de baixo é para as coisas que não são importantes e nem urgentes, você pode deixar para fazer depois, num momento que você tiver tempo.

E, por último, o segundo de baixo é para as coisas urgentes que não são importantes. Essas, se possível, você deve delegar para outra pessoa.

Método GTD

GTD é uma abreviação de Getting Things Done, que em português significa algo como fazer acontecer.

Ele funciona em 5 etapas que vão te ajudar a limpar a mente e focar nas atividades que você precisa fazer, uma de cada vez.

As etapas são:

  • Coletar: escreva todas as demandas que você tem para fazer;

  • Processar: analise a importância de cada demanda e o grau de prioridade que elas têm;

  • Organizar: organize as tarefas em blocos de acordo com as semelhanças entre elas e monte um plano de ação;

  • Executar: siga o plano que você montou e coloque a mão na massa; 😉

  • Revisar: volte para o plano de ação e confira o que já foi feito e se você não esqueceu de nada.

#14 Elabore planos de ação

Ainda falando sobre planejamento e organização, não ter um plano de ação para lidar com demandas muito grandes pode te deixar empacado ou pelo menos com a sensação de que você não está progredindo.

Imagina que você decida gravar um curso online para ensinar as pessoas a se exercitarem sem sair de casa.

Esse é o tipo de projeto que tem diversas etapas, você precisa definir quantas videoaulas serão necessárias, planejar o conteúdo, fazer as gravações, editar, publicar e fazer a divulgação (ufa!).

Provavelmente não é você que vai fazer tudo isso e, como eu te disse lá atrás, para que o processo de realização desse projeto seja produtivo, você vai ter que definir responsabilidades, quem vai fazer o quê.

Mas só isso não basta.

É necessário montar um plano de ação que contenha cada uma das etapas, quanto tempo elas vão durar (olha o gerenciamento de tempo) e quando serão executadas.

Você também pode quebrar as etapas em demandas menores para ter noção do que já foi feito e do que ainda está faltando.

E assim acompanhar o andamento do projeto, identificar gargalos e obstáculos e ver o quanto está sendo produtivo.

#15 Cuide da sua saúde

Você já percebeu que quando você não dorme bem as chances são que, independentemente de quantos copos de café você tome, você não rende tão bem quanto após uma boa noite de sono?

Isso porque a sua saúde física, mental e emocional influencia no seu comportamento e na sua concentração.

Uma produtividade muito baixa pode ser um sintoma de que algo não está indo bem com você.

Por isso não deixe de se cuidar. Nenhum sucesso no empreendedorismo vale um fracasso na sua saúde. Lembre-se disso.

#16 Incentive os colaboradores

Incentive os colaboradores

Se ao longo deste artigo você percebeu que precisa estimular a sua equipe a ser mais produtiva ou que alguns colaboradores são gargalos que afetam a produtividade, você está agora na dica que pode te ajudar a resolver isso.

Um dos motivos pelos quais a sua equipe pode não estar rendendo tanto quanto você gostaria é a desmotivação.

E não dá para negar que praticamente todo mundo gosta de ser reconhecido e recompensado por um bom trabalho.

Fazer isso mostra para os colaboradores que o que eles fazem é visto e tem valor para a empresa.

Não deixe de incentivar a sua equipe com feedbacks positivos e, se possível, até mesmo com uma recompensa financeira como reconhecimento de um alto desempenho.

Esse tipo de ação pode estimular a sua equipe a continuar se esforçando para fazer um trabalho cada vez melhor e ser mais produtiva.

#17 Estimule a comunicação aberta

Criar relacionamentos abertos e honestos por meio da comunicação possibilita que a sua equipe se sinta confortável para admitir erros e conversar sobre situações que têm impactado no desempenho.

Isso abre portas para que, juntos, vocês identifiquem quais têm sido os obstáculos no caminho da produtividade que têm atrapalhado o alcance dos resultados que eram esperados.

E, a partir disso, realizar as mudanças que precisam acontecer para que todos se tornem mais produtivos.

#18 Use a tecnologia e as ferramentas a seu favor

Use a tecnologia e as ferramentas a seu favor

Por último, mas não menos importante, você pode aumentar a sua produtividade usando a tecnologia a seu favor.

Tem pessoas que acreditam que a internet é uma vilã na hora de ser mais produtivo, pois ela oferece várias distrações, como as redes sociais.

Mas o lance é que o mundo digital, apesar de conter alguns obstáculos, também pode ser usado a seu favor.

Como, por exemplo, as ferramentas de automação de marketing que facilitam e muito o trabalho e permitem que você foque no que realmente importa.

Já imaginou ter que enviar você mesmo um email de boas-vindas todas as vezes que um potencial cliente se cadastrar na sua lista?

Seria uma trabalheira danada e um grande desperdício de tempo, já que existem ferramentas como o Klicksend, uma ferramenta 100% desenvolvida pela equipe do Klickpages, que faz isso automaticamente por você.

Como funciona?

Com Klickpages, você cria sua landing page personalizada para capturar o e-mail do seu potencial cliente, monta a sua lista e usa o Klicksend para disparar suas campanhas de forma fácil e rápida.

Tudo em um lugar só.

Ou seja, você consegue economizar tempo e nem precisa pagar mais caro para construir e nutrir sua lista de e-mails.

Conclusão

Conclusão

Ser uma pessoa produtiva significa conseguir fazer mais em menos tempo. E isso pode fazer toda a diferença no seu negócio.

Porque, como empreendedor, você provavelmente tem que lidar com diversas demandas todos os dias.

E se você não consegue resolver tudo a tempo, você pode acabar empacando o crescimento do seu próprio negócio.

Para que isso não aconteça e você tenha altas suas chances de passar para o próximo nível e ter um negócio de sucesso, eu trouxe 18 dicas de como aumentar sua produtividade.

Algumas delas são investir em qualificação e formação, criar um bom ambiente de trabalho, implementar a gestão de tempo e estabelecer indicadores de produtividade.

E, aí, como que anda a sua produtividade? Qual é o seu maior obstáculo? E qual a dica que mais te ajudou? Me conta tudo aqui nos comentários! 😉

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Sobre o Autor

Angela de Oliveira

Meu nome é Angela, mas algumas pessoas me chamam de Angel. Faço parte do time de conteúdo do Klickpages e sou apaixonada por tecnologia e marketing. Uma das minhas coisas favoritas é falar sobre redes sociais e anúncios. Além disso, sou especialista em informações aleatórias (você sabia que o Alaska está mais perto da Rússia do que Brasília de Goiânia? Pois é...), fã de country americano e louca em esportes. Acompanho de tudo, mas meus favoritos são Fórmula 1 e futebol, inclusive assisto a jogos mesmo quando o meu time (Palmeiras <3) não está em campo. Ah, eu acredito que música de natal deveria tocar o ano inteiro e Christmas Peaceful Piano está entre as 3 playlists mais tocadas no meu Spotify.

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