Assinatura de e-mail profissional: o que é, como fazer a sua e exemplos

Assinatura de e-mail profissional: o que é, como fazer a sua e exemplos

Uma assinatura de e-mail profissional oferece um upgrade às suas mensagens.

E vai muito além do aspecto visual e do valor que agrega.

Estamos falando de um campo que não pode ser ignorado, pois tem potencial para realizar conversões.

Nunca tinha pensado a respeito?

Além dos dados de contato, você pode adicionar ali informações que vão encaminhar o usuário a uma determinada página.

Para começar a capturar leads, basta uma assinatura de e-mail criativa, uma imagem ou logo e um link que direcione para onde você desejar.

Mas há muitas outras dicas que você pode seguir para resultados ainda mais efetivos.

Curioso para descobrir?

Neste artigo, vamos explicar o conceito, falar da sua importância e destacar exemplos de assinatura de e-mail profissional para você se inspirar.

Boa leitura!

O que é uma assinatura de e-mail?

O que é uma assinatura de e-mail?

Assinatura de e-mail é a área da mensagem eletrônica na qual o remetente se identifica.

Ela traz elementos básicos para qualificar a comunicação entre quem a envia e quem a recebe.

Nome completo do emissor e seus dados de contato são exemplos de informações que não podem faltar.

Mas as assinaturas de e-mail podem receber outros detalhes de personalização.

Uma imagem, um logo, uma assinatura digital ou um link são opções.

Também dá para variar nas fontes utilizadas e nas cores, dando à sua mensagem uma conotação única – e com a sua cara.

Obviamente, quando estamos falando em uma assinatura de e-mail profissional, é preciso ser mais cauteloso e rigoroso quanto à sua customização.

Afinal, que mensagem você deseja passar ao se definir por determinada imagem, cor, fonte ou mesmo as palavras que ali constam?

Uma escolha correta pode emprestar mais credibilidade e mesmo confiança ao seu e-mail.

Por outro lado, errar a mão aí significa transmitir uma imagem de perfil amador, o que tende a ser prejudicial para os negócios.

Pode parecer um detalhe insignificante, mas não se engane.

De fato, é um detalhe, mas de grande importância.

Você quer cativar ou afastar seus clientes e parceiros de negócios?

Por que usar uma assinatura de e-mail profissional

Por que usar uma assinatura de e-mail profissional

A assinatura de e-mail é uma versão moderna e digital do cartão de visitas.

Sabe aquele pequeno pedaço de papel que você entregava para prospectar contatos e se relacionar com parceiros?

Como as comunicações hoje quase se limitam ao ambiente virtual, a assinatura acaba cumprindo praticamente o mesmo papel.

Basta fazer uma análise crítica sobre as mensagem que recebe para entender a sua importância.

Seja sincero: você dá a mesma atenção/valor a e-mails com ou sem uma assinatura profissional?

Se o contato assina apenas o próprio nome, isso o cativa tanto quanto se ele adicionar um logo, número de telefone com WhatsApp e Skype, por exemplo?

Acreditamos que você já tenha a resposta e saiba que uma assinatura de e-mail profissional faz diferença.

Ela pode ser construída tanto para criar um padrão individual, quanto organizacional.

A diferença é que, nessa última, a sua equipe assume a construção como uma exigência da empresa e cada colaborador a adiciona às mensagens com os seus respectivos contatos.

Ah, você não usa o e-mail nas suas comunicações?

Então, está na contramão do que se pratica em todo o mundo.

Para 2020, a previsão é de que 3 bilhões de pessoas façam uso do e-mail – quase metade da população mundial.

Também o número de e-mails enviados por empresas e clientes deve chegar a incríveis 258 bilhões por dia.

Os dados são da pesquisa Email Statistics Report, do Radicati Group.

Melhor aprender logo como fazer a sua assinatura profissional, não é mesmo?

É o que iremos ensinar no próximo tópico, passo a passo.

Como fazer uma assinatura de e-mail profissional

Como fazer uma assinatura de e-mail profissional

Como você já deve ter percebido, uma assinatura de e-mail tem duas funções principais: atrair a atenção do destinatário da mensagem e transmitir informações importantes sobre você ou sua organização para ele.

Mas como fazer isso da forma certa?

Essencialmente, a assinatura de e-mail precisa ter três elementos principais para ser bem-sucedida: seu nome, seu cargo ou empresa e alguma informação para contato.

Mas veja que isso representa apenas o básico.

Ou seja, não dá nem para pensar em uma assinatura com menos do que isso.

Você talvez já tenha percebido, entre os e-mails que recebe, algumas assinaturas com um link para as redes sociais ou mesmo a foto do remetente.

Tudo isso pode ser útil, dependendo da sua estratégia, pois ajuda o destinatário a se familiarizar com o remetente da mensagem.

Se você está iniciando um relacionamento com um possível cliente, por exemplo, essa forma de comunicação conquista pontos e contribui para aumentar a confiança.

Além disso, há uma preocupação de ordem tecnológica.

Afinal, é bastante provável que o destinatário abra seu e-mail por um dispositivo móvel.

Conforme levantamento do Hubspot, em todo o mundo, 70% dos e-mails são abertos e lidos primeiro no celular e só depois em computadores.

Não dá para ignorar essa realidade, não é mesmo?

Então, um design responsivo na sua mensagem é extremamente importante.

Quer mais?

Falaremos dessas e outras dicas sobre como fazer uma assinatura de e-mail profissional nos tópicos a seguir.

1. Tamanho ideal para uma assinatura de e-mail profissional

Uma assinatura de e-mail muito longa pode distrair o leitor, você concorda?

Por outro lado, uma assinatura muito curta também pode não transmitir todas os dados necessários.

Mas, afinal, qual seria o tamanho ideal para uma assinatura de e-mail?

Não existe uma regra geral para isso, mas o recomendável é que sua assinatura não exceda mais do que quatro linhas, incluindo aí imagens ou mesmo links de mídia social.

Sendo assim, fica clara a importância de priorizar as informações que farão parte da sua assinatura, certo?

No mínimo, sua assinatura deve conter três informações principais.

Reiterando:

  • Seu nome completo

  • Cargo atual/empresa

  • Seu número de telefone para que o destinatário possa identificar rapidamente como entrar em contato com você.

Para completar a assinatura, você pode incluir sua foto ou o link para o seu perfil no LinkedIn, por exemplo.

Citamos essa rede social pelo seu caráter mais profissional, mas use outra, se preferir.

O importante é fornecer mais informações sobre as suas habilidades e experiência.

2. Inclua logos, imagens e/ou fotos

Assinatura de email Inclua logos, imagens e/ou fotos

Além dos três elementos principais, você também pode adicionar mais detalhes opcionais à sua assinatura, como logos, imagens e fotos.

Embora seja possível usar uma foto e um logo ao mesmo tempo, a probabilidade de ela se tornar pesada e confusa deve ser considerada.

Ou seja, é melhor você escolher entre uma opção ou a outra.

Caso sua decisão seja por uma foto, tenha em mente que ela precisa ser uma imagem o mais profissional possível.

Pode parecer óbvio, mas não custa lembrar: nada de selfies ou fotos descontraídas.

Para ajudar você a escolher a melhor foto, selecionamos algumas dicas a seguir.

Fique ligado para aproveitar ao máximo esse recurso e tornar a sua assinatura visualmente mais atrativa:

  • Uma imagem grande e pesada demora muito para carregar. Para evitar que ela seja abandonada antes mesmo de carregar por completo, tente usar arquivos menores

  • O plano de fundo deve ter uma cor neutra para contrastar com você

  • É fundamental manter uma postura e aparência profissional

  • Olhe diretamente para a câmera para uma imagem mais acessível

  • Escolha uma foto com close no seu rosto. Afinal, ele fica muito pequeno em uma imagem de corpo inteiro.

3. Tome cuidado com a fonte utilizada

Para transmitir mais profissionalismo, é preciso investir em uma aparência corporativa mais uniforme para as suas assinaturas de e-mail.

Afinal, ela está representando o profissional ou a empresa na mensagem.

Então, para ajudar a padronizar essa aparência, você precisa dar certa atenção às fontes usadas.

Não é preciso exagerar.

Uma fonte para destacar seu nome e outra para as demais informações é o básico e muito eficiente para estabelecer uma hierarquia no conteúdo e na leitura da assinatura.

Certifique-se de escolher fontes que funcionem bem e facilitem a leitura, principalmente quando exibidas em telas pequenas, como em smartphones.

4. Use as cores ao seu favor

Uma das maneiras mais fáceis de chamar atenção para dados e informações importantes é é usar diferentes cores na sua assinatura.

Mas isso não significa que você deva exagerar na sua assinatura.

Em português claro: não a transforme em um arco-íris.

Muitas cores podem tornar a sua assinatura de e-mail infantil ou desleixada.

Assim, para ajudar você a tirar o máximo proveito das cores a seu favor, aqui estão algumas dicas para usá-las na assinatura:

  • Use negrito para destacar informações como seu nome e cargo

  • Não use muitas cores. Escolha uma ou duas que se complementam e trabalhe com elas

  • Certifique-se de que as cores selecionadas se encaixam com outros materiais institucionais da marca, como seu site e o seu cartão de visita

  • Se você não é do ramo criativo, evite cores brilhantes e vibrantes ou combinações de cores que não se complementam umas às outras

  • Se for o caso, complemente uma cor primária com um tom variável da mesma cor para torná-la visualmente atraente e alinhá-la com o plano de fundo branco do e-mail.

5. Adicione os ícones/links das suas redes sociais

Assinatura de email Adicione os ícones/links das suas redes sociais

Hoje em dia, as redes sociais são umas das principais maneiras de a sua audiência se conectar com você.

Ou seja, elas são uma parte crucial na construção de um relacionamento duradouro com seus clientes.

Por isso, certifique-se de incluir ícones e links para suas as contas nas redes sociais.

Apenas evite direcionar o leitor para a sua conta pessoal.

Afinal, estamos falando de uma assinatura profissional, não é mesmo?

Se você trabalha como consultor de vendas, por exemplo, o ideal é criar um outro perfil, além do pessoal, apenas para postagens e contatos profissionais.

Além disso, antes de adicionar todas as redes sociais possíveis, considere aquelas mais relevantes para seu negócio e onde seu público passa mais tempo online.

Por exemplo, se o seu perfil do LinkedIn incluir melhor o seu histórico profissional, certifique-se de usá-lo em alguma parte da sua assinatura.

6. Tenha um call-to-action

Além dos ícones e links para as suas redes sociais, sua assinatura de e-mail profissional pode ser usada para impulsionar e incentivar outras ações de seus destinatários.

Vamos supor que a sua empresa tem um blog corporativo no qual você publica uma série de artigos com conteúdo de qualidade relacionado ao seu nicho de mercado.

Nesse contexto, incluir um call-to-action (CTA) que incentive o destinatário a assinar a sua newsletter por e-mail pode ser extremamente eficaz para que ele avance e conheça mais sobre a sua empresa.

7. Certifique-se que a assinatura funciona em todos os dispositivos

Lembre-se de que a maioria das pessoas verifica sua caixa de entrada através de um smartphone.

Sem esse cuidado, as chances de êxito da sua assinatura de e-mail caem bastante.

Separamos alguns dados estatísticos para evidenciar a força dos dispositivos móveis nos dias atuais e contextualizar melhor nesse cenário:

  • Em 2018, 52,2% de todo o tráfego online mundial já é gerado por meio de smartphones, em comparação a 50,3% em 2017 (Statista, 2018)

  • 51% dos consumidores dizem que usam dispositivos móveis para descobrir novas marcas e produtos (BrightEdge, 2017)

  • 69% dos usuários de smartphones também dizem que são mais propensos a comprar de empresas com sites responsivos para dispositivos móveis e que atendam facilmente suas dúvidas e necessidades (BrightEdge, 2017)

  • 89% das pessoas recomendam uma marca depois de uma experiência de marca positiva no celular. (Google, 2017).

Percebeu a importância de escolher um formato de assinatura de e-mail responsivo e que funcione bem tanto em dispositivos móveis quanto no computador?

Por exemplo, sabemos que a tela do celular é bem menor.

Então, se você incluir links ou ícones na sua assinatura, garanta espaço suficiente para as pessoas consigam clicar neles facilmente com a ponta dos dedos.

8. Mantenha simples

Você com certeza já ouviu a expressão “menos é mais”, não é mesmo?

E ela se aplica perfeitamente ao caso da assinatura de e-mail.

Inclusive, algumas empresas até exigem o uso de uma assinatura de e-mail simples e uniforme para os e-mails comerciais.

Você não precisa de um formato super elaborado para acompanhar seus e-mails.

Às vezes, um e-mail simples e elegante tem um efeito mais positivo que uma assinatura extravagante.

Como já dito e repetido, elementos principais, como nome, cargo, empresa e número de telefone, devem estar presentes na sua assinatura.

Vale somar a sua foto, logo ou website da empresa, desde que tudo seja bem estruturado e objetivo.

Obviamente, incluir seu endereço de e-mail é redundante e desnecessário.

Afinal, você provavelmente está enviando o e-mail através do seu endereço próprio de e-mail e essa informação já será de conhecimento do destinatário.

Exemplos de assinatura profissionais

Assinatura de email Exemplos de assinatura profissionais

Quer inspiração?

Selecionamos alguns exemplos de assinaturas de e-mails profissionais para você criar a sua própria.

No exemplo abaixo, podemos identificar os dados principais, como nome, cargo e informações de contato.

Também aparece a foto do profissional e a inserção dos ícones para as suas redes sociais.

Além disso, podemos destacar o uso de cores e combinações que se complementam e são visualmente atrativas.

Já no segundo exemplo, podemos identificar o uso de outro elemento: o Call-to-Action, convidando o leitor para um evento.

Por fim, neste outro exemplo, o profissional decidiu usar o logo da empresa ao invés da sua própria foto.

Também funcionou bem, não é?

Comece a capturar leads hoje mesmo com o Klickpages

Assinatura de email Comece a capturar leads hoje mesmo com o Klickpages

Como já destacado, uma das principais razões para caprichar na assinatura de e-mail é o seu potencial para atrair potenciais clientes e parceiros.

É importante estar atento e não deixar passar a oportunidade de materializar isso.

Ao adicionar um CTA, por que não incluir um link que remeta o usuário a uma landing page?

Sim, pode ser a oportunidade perfeita para ele ser apresentado a uma oferta especial ou mesmo conhecer seus produtos ou serviços.

Só não vale perder essa chance.

Para usar o e-mail para capturar leads, você pode construir a landing page perfeita a partir do Klickpages.

Essa é a solução ideal e prática.

Quer ver só?

São apenas três passos básicos para criar a sua:

  1. Escolha seu modelo: conheça as opções de alta conversão comprovada através de testes.

  2. Customize a página: feita a escolha, agora é só editar os textos, as cores e as imagens da landing page, além de ocultar elementos que pouco agregam à peça.

  3. Publique: com tudo pronto, basta publicar no seu próprio domínio, sem custos adicionais de hospedagem.

É ou não é muito fácil usar o Klickpages?

Conclusão

Assinatura de email Conclusão

Você conferiu neste artigo um guia completo sobre a assinatura de e-mail profissional.

Agora, já sabe que esse é um detalhe do seu processo de comunicação com clientes e parceiros que não pode passar despercebido.

Um negócio de sucesso aproveita todas as oportunidades e é inegável o potencial do e-mail como ferramenta para estreitar laços, fazer contatos e capturar leads.

Coloque em prática as dicas que conferiu ao longo da leitura.

Depois, conte para a gente nos comentários como tem se saído na estratégia.

E se precisar de mais alguma ajuda, o Klickpages tem tudo o que você precisa.

Qualifique as suas ações com nossas ferramentas.

Encontre a landing page ideal e conquiste clientes para a sua empresa.

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Sobre o Autor

Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.