5W2H: o que significa, para que serve, como fazer e exemplos

Quem busca uma ferramenta de gestão eficaz não pode abrir mão de uma planilha 5W2H.

Apesar do nome um tanto estranho, esse instrumento é muito simples de entender e fácil de aplicar.

E o melhor: não importa qual seja o porte do seu negócio, fazer um plano de ação 5W2H aproxima você de suas metas.

Como você vai ver neste artigo, a metodologia oferece uma das mais completas abordagens em termos de planejamento estratégico.

Basta identificar um problema e construir uma tabela 5W2H para ficar mais próximo da solução.

Quer uma ajudinha para alcançar melhores resultados e projetar um futuro mais rentável à empresa?

Então, siga a leitura e conheça razões para apostar na 5W2H.

O que é 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada no planejamento estratégico de empresas. Ela parte de uma meta para organizar as ações e determinar o que será feito para alcançá-la, por qual razão, por quem, como, quando e onde será feito, além de estimar quanto isso custará.

Em geral proposta na forma de planilha ou tabela, a metodologia costuma ser utilizada em projetos para avaliar, acompanhar e garantir que as atividades sejam executadas com clareza e excelência por todos os envolvidos.

Funciona como uma espécie de guia, permitindo elencar passo a passo a estratégia a adotar.

Não por acaso, é uma excelente alternativa para elaborar um plano de ação, seja qual for a necessidade ou problema.

Por suas características, pode ser uma solução aplicável em todos os tipos de empresas, nas mais variadas áreas.

O que significa 5W2H?

Como já dito, o nome pode assustar no início, mas o processo da ferramenta 5W2H é bem simples.

Basicamente, ela parte de um problema e realiza a análise sobre o seu enfrentamento a partir de sete perguntas – que é o que dá nome à metodologia.

Os cinco “Ws” representam (em inglês): o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who).

Já os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much).

Agora tudo faz mais sentido, não é mesmo?

Mas o significado pode ficar ainda mais claro com um exemplo.

Vamos imaginar que sua empresa esteja com um problema X.

Aqui, está uma explicação do método 5W2H que pode ajudá-lo a resolver esse problema específico com eficiência:

  • What?: o que será feito?

Antes de tudo, é hora de identificar descrever o problema de forma adequada. A gravidade desse problema varia durante o ano? As definições operacionais são claras? O sistema de mensuração de resultados é preciso e repetível?

Depois, determine o que será realizado, ou seja, qual a meta a alcançar.

  • Why?: por que será feito?

Qualquer explicação conhecida que contribua para a solução do problema deve ser declarada.

É preciso delimitar razões que justificam por que a meta foi proposta.

  • Where?: onde será feito?

Se um defeito ocorre em uma parte do processo, onde ele está localizado? Uma folha de verificação de localização pode ajudar.

A partir desse diagnóstico, fica mais simples determinar em qual setor da empresa o problema em questão será enfrentado.

  • When?: quando será feito?

Você tem uma meta a alcançar, portanto, precisa determinar quando cada uma das tarefas propostas será realizada e também a duração de cada uma delas.

Um instrumento de apoio aqui é um cronograma de ações.

  • Who?: por quem será feito?

Primeiro, veja quem são os indivíduos associados ao problema. Quais são os clientes que reclamam? Quais operadores estão tendo dificuldades?

Em seguida, defina quem será o responsável por cada ação prevista para alcançar a meta que estabeleceu.

  • How?: como será feito?

Nas etapas anteriores, você definiu quase tudo. Mas não há como colocar a estratégia em prática sem entrar nos detalhes sobre como isso será feito.

É preciso estabelecer um plano específico para cada ação necessária para que a meta determinada lá no início seja alcançada.

  • How much?: Quanto vai custar?

De nada adianta criar um plano mirabolante se ele não está ajustado à realidade financeira da empresa.

É hora de olhar para o caixa e definir um orçamento viável para ir em busca da meta proposta.

Dependendo da sua capacidade para tanto, pode ser necessário fazer ajustes em prazos e nas próprias ações.

A importância da planilha 5W2H

O método 5W2H pode ser um grande aliado das empresas que desejam crescer e se manter ativas por um longo período.

É, sobretudo, um instrumento que permite projetar um futuro melhor.

Dado o atual cenário econômico com um mercado altamente competitivo, não ter um planejamento estratégico pode gerar impactos negativos nas suas ações e nos seus processos.

Como consequência, isso ocasiona prejuízos que poderiam ser antecipados, além da redução na capacidade de competir com a concorrência.

A análise 5W2H se destaca de outras metodologias de gestão por ser uma ferramenta simples, completa e que otimiza seu tempo.

Além disso, é , bastante dinâmica e permite ajustes e modificações oportunas mesmo após a implementação do seu plano de ação.

A solução de problemas proporcionada pelo 5W2H pode ser usada por qualquer pessoa com foco em negócios ou mesmo em interesses pessoais.

De certa forma, podemos fazer uma alusão da estrutura da planilha ao ditado "dividir e conquistar", uma vez que se subdivide minuciosamente o planejamento em várias etapas.

Em seguida, é dado a ele um entendimento mais abrangente e, portanto, facilitando bastante a sistematização e implementação de ideias.

Minha empresa é de pequeno porte. Vale a pena usar o método 5W2H?

O grande trunfo dessa metodologia é a praticidade com que ela pode ser aplicada.

E isso possibilita a empresas de pequeno, médio e grande porte adotarem o método para solucionar um problema ou executar algum outro tipo de ação.

Isso porque ela não exige toda uma equipe técnica especializada por trás do planejamento.

Baste ter alguém que saiba como funciona e como executar todo o processo e estruturá-lo de forma a garantir o sucesso das ações.

Mesmo em empreendimentos individuais, inclusive quando o gestor atua sozinho, é perfeitamente viável colocar a 5W2H em prática.

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

Como já comentado, um ponto interessante é que a 5W2H pode ser utilizada em diversas situações, inclusive não apenas no que diz respeito aos negócios.

Quer entender como a ferramenta pode mudar a sua vida pessoal?

Vamos supor que você e seu grupo de amigos decidiram viajar em um feriado qualquer.

Quem já fez uma aventura do tipo sabe como pode ser complicado organizar tudo, principalmente em relação aos gastos, não é mesmo?

Mas se você decidir montar uma simples tabela seguindo esse método, vai perceber como terá maior controle sobre a situação.

Assim, pode evitar problemas e preocupações desnecessárias.

Se a 5W2H pode ajudar você a realizar uma viagem com seus amigos, imagine o que a metodologia é capaz de fazer em benefício de uma empresa.

A ferramenta pode ser útil para montar um plano de ação para diversas situações dentro do negócio.

Quer exemplos?

Vai desde o lançamento de um novo produto no mercado até mesmo à redução de custos com despesas internas da empresa, como energia ou água.

Bacana, não?

Afinal de contas, o método tem o objetivo de otimizar o planejamento de qualquer atividade e, como todos sabemos, elas podem variar de negócio para negócio, de acordo com o nicho no qual se atua.

E se você já está quase convencido, mas ainda precisa de mais situações nas quais a 5W2H pode fazer a diferença, veja só algumas delas:

  • Manutenção dos equipamentos

  • Planejamento estratégico com foco em rentabilidade

  • No departamento de Recursos Humanos para criação de um processo de recrutamento e seleção de colaboradores

  • Para elevar a produtividade, engajamento e motivação de equipes

  • Para gerir bem carteira de clientes e expandi-la gradativamente.

Resumindo: para começar a usar a 5W2H, basta identificar uma necessidade. Qual é a sua?

Existe uma forma correta de se aplicar o método 5W2H?

Acabamos de ver que a ferramenta 5W2H pode ser aplicada em diversas situações, de acordo com a necessidade e realidade de cada empresa.

Então, não restam dúvidas sobre a sua relevância no ambiente de negócios.

Mas será que existe um jeito certo de aplicar o método?

Não há uma única fórmula, mas sim caminhos sugeridos a adotar.

Por exemplo, antes de tudo, o gestor deve considerar um plano estratégico no qual traga as respostas previamente pensadas sobre os problemas que deseja resolver.

Uma boa prática é contar com o auxílio dos colaboradores nesse processo.

Podem participar tanto funcionários direta ou indiretamente envolvidos no problema em questão.

Atividades como brainstorming podem ser excelentes para interagir com a sua equipe e extrair as informações necessárias.

Vale destacar ainda que é preciso ter em mente estes três tópicos principais:

  1. O espectro de ações deve estar sempre relacionado ao que causa os problemas e não aos seus possíveis efeitos. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras e não paliativas.

  2. O método 5W2H deve implementar soluções tão objetivas quanto possível, pois isso evita os efeitos colaterais que podem acabar exigindo uma série de outras ações corretivas.

  3. Nunca se conforme com a primeira boa ideia. Procure definir abordagens diferentes para as situações analisadas. Isso eleva as opções e também o alcance da ação.

Como fazer a planilha 5W2H

Agora que você chegou até aqui, é hora de pôr a mão na massa e saber como fazer uma planilha 5W2H na prática.

Em primeiro lugar, não se esqueça de estabelecer quais são as verdadeiras causas do problema a ser resolvido ou da meta a ser alcançada.

Não existe uma regra para a ordenação das etapas/colunas da sua planilha, mas o ideal é que a primeira seja sempre “What”, já que essa é a descrição do seu problema ou meta.

No final, sua planilha vai se parecer mais ou menos com o quadro abaixo.

Etapa

Passo

Pergunta a ser respondida

O que preencher?

1

What?

O que precisa ser feito?

A resposta nada mais é que a definição do problema ou meta que deseja ser alcançada.

É aumentar as vendas? Melhorar a produção?

Certifique-se de que essa definição seja o mais clara possível para que todos os envolvidos possam desempenhar suas funções corretamente.

Afinal, ninguém vai conseguir ler seu pensamento e saber o que precisa ser feito se você não dizer.

2

Why?

Por que isso precisa ser feito?

Após definir o passo 1, é preciso justificá-lo.

Por que aquilo precisa ser feito? É para resolver problemas ou o quê?

Lembrando que, quando você explica os reais motivos por trás daquilo, os colaboradores tendem a se engajar mais e trabalhar para que o problema seja resolvido ou a meta alcançada.

É diferente de quando são simplesmente solicitados a fazer algo que não compreendem.

3

Where?

Em que local será feito?

No caso de pequenas empresas, sem divisões em departamentos, muitos costumam pular essa parte e definir o local como a empresa como um todo.

Mas quando se trata de uma empresa de maior porte, com vários departamentos trabalhando em conjunto, é preciso detalhar mais a fundo o local exato onde a ação será executada.

4

Who?

Quem será o responsável?

Lembra do seu primeiro W da planilha? O quarto passo, então, é definir quem irá te ajudar a alcançar seu objetivo.

Novamente, no caso de grandes empresas, com um grande fluxo de processos e ações, é preciso definir quem será o responsável por cada uma das tarefas.

Apenas fique atento para não designar uma atividade a alguém que não seja qualificado o suficiente para desempenhá-la. Isso pode prejudicar o seu plano de ação mais a frente.

Além de definir quem será o responsável por cada ação, é legal também explicar quem será beneficiado por ela.

Isso mantém a equipe mais engajada, pois o colaborador sabe o propósito e para quem está fazendo aquilo.

5

When?

Quando será feito?

Todo bom planejamento que se preze precisa ter um prazo estipulado para que as ações sejam executadas e os objetivos alcançados.

E, no caso da 5W2H, não seria diferente.

Por isso, estabeleça corretamente esses prazos e comunique a sua equipe.

Afinal de contas, ninguém gosta de ser cobrado por resultados antes da hora ou trabalhar sob pressão.

6

How?

Como será feito?

Este é o momento de detalhar qual o caminho será seguido para que o objetivo seja alcançado.

O ideal é que você seja o mais específico possível para evitar retrabalho ou falhas durante os processos.

Se quem irá fazer a ação já tem experiência no assunto e sabe o que está fazendo, menos mal.

Mas caso a pessoa não tenha muito conhecimento, você precisa guiá-la bem para que tudo ocorra conforme o planejado.

7

How much?

Quanto irá custar?

Por fim, é hora de calcular quanto seu plano de ação irá custar para entrar em jogo.

Essa etapa é bastante importante, pois ajuda a analisar se os recursos que você tem serão capazes de suprir a demanda do plano.

Se não forem, será preciso realizar ajustes em etapas anteriores.

 

Exemplos

Então, preparado para fazer sua planilha 5W2H?

Para te ajudar ainda mais nessa jornada, separamos alguns exemplos de aplicação desse método.

Confira!

5W2H para redes sociais

As redes sociais estão presentes no dia a dia de praticamente qualquer pessoa que possua um smartphone ou tenha acesso à internet.

Logo, uma planilha 5W2H pode ser uma boa saída para planejar suas ações nesses canais e, assim, atingir seu público facilmente.

No exemplo abaixo, temos o plano de ação para o lançamento de um novo produto no Facebook:

https://s.dicionariofinanceiro.com/imagens/exemplo-preenchido-5w2h.jpg

Fonte: https://www.dicionariofinanceiro.com/5w2h/

5W2H para redução de custos

Como mencionamos, o método é excelente para testar mudanças na empresa, seja ela estrutural, financeira ou de pessoal.

Na situação abaixo, você pode ver um plano de ação para a redução do gasto com energia elétrica em 20%:

https://media.licdn.com/mpr/mpr/AAEAAQAAAAAAAAl4AAAAJDMwMTU3MWI5LTRiMDgtNDI3MC1hYWViLTQ4YzAwMTcyM2MwMQ.png

Fonte: https://www.linkedin.com/pulse/como-usar-o-5w2h-kleber-martins-de-moura

5W2H para captação de pessoal

Ter uma equipe com colaboradores que sabem desempenhar bem suas funções é primordial para o sucesso de qualquer empresa.

Abaixo, você confere o exemplo de um plano de ação para o treinamento de 30 colaboradores:

https://image.slidesharecdn.com/planodeao-131023113658-phpapp02/95/plano-de-ao-16-638.jpg?cb=1382528268

Fonte: https://pt.slideshare.net/MarcosCruz8/plano-de-ao-27496924

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Agora que já domina a ferramenta 5W2H, diga aí: como está a presença da sua empresa no meio digital?

Se você ainda não utiliza seu site ou blog para capturar leads, está perdendo uma oportunidade.

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Conclusão

Viu só como a 5W2H é simples, descomplicada e uma ótima aliada no seu planejamento estratégico?

Certamente, a sigla é bem mais complexa do que a aplicação do método, que pode ser muito útil para alcançar seus objetivos.

Como dica final, lembre-se de colocar em prática um diagnóstico empresarial antes de partir para a construção de seu plano de ação.

Afinal, por mais óbvio que seja, é preciso ter um problema claramente definido para só então pensar na solução.

E se suas ações passarem pelo marketing digital, você tem no Klickpages mais um importante parceiro.

Não tenha medo de testar a metodologia na sua empresa.

Você só tem a ganhar.

 

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Sobre o Autor

Hugo Rocha é co-fundador da Ignição Digital e do Klickpages. Já atuou diretamente nos bastidores dos maiores lançamentos digitais do Brasil. Atualmente está a frente da equipe de tráfego e crescimento da Ignição Digital e Klickpages liderando pessoalmente mais de R$ 4 milhões de reais em investimento em tráfego nos últimos 12 meses com ROI acima de 300%.